АО «Казахстанская Ипотечная Компания»

Создание электронного архива кредитных досье

Для создания в Республике Казахстан благоприятных условий приобретения жилья была разработана Государственная программа развития жилищного строительства. Основной целью программы является комплексное решение проблем развития жилищного строительства, обеспечивающее доступность жилья широким слоям населения. В рамках реализации Государственной программы «Казахстанская Ипотечная Компания» (КИК) определена как финансовый оператор.

АО «Казахстанская Ипотечная Компания» — это государственная структура с социальной направленностью: основными задачами деятельности компании являются расширение объемов ипотечного кредитования, создание благоприятных условий для приобретения жилья в кредит путем снижения процентных ставок. На данный момент компания является стабильным и динамично развивающимся финансовым институтом, ориентированным на повышение доступности, создание и регулирование ипотечного рынка Казахстана в масштабах государства.

Поставленные задачи

Для обеспечения процессов ипотечного кредитования «Казахстанская Ипотечная Компания» ведет полные досье клиентов, каждое из которых состоит из десятков документов и сотен листов. Кредитные досье интенсивно используются и постоянно пополняются. По оценкам компании, объем поступления новых досье достигает 150 тысяч в год.

Быстрый рост объема бумажных документов снижал эффективность работы сотрудников, кроме того, возрастал риск потери информации. Региональные представительства компании затягивали выполнение операций в связи с тем, что на пересылку пакета документов уходило значительное количество времени.

Для обеспечения оперативности доступа к информации и организации страхового фонда документов было принято решение внедрить систему электронного архива на основе программного обеспечения ЭЛАР Саперион.

Решение

На начальном этапе был разработан проект системы электронного архива (СЭА КИК) для центрального офиса компании в Алма-Ате.

Все поступающие новые кредитные досье и дополнения к ранее поступившим сканируются и вводятся в систему.

Оцифровка кредитных досье производится при помощи специализированного оборудования, установленного в центральном офисе. Высокопроизводительные документные сканеры ЭЛАР Скамакс обеспечивают скоростное поточное сканирование расшитых документов. Планетарные сканеры ЭЛАР ПланСкан позволяют обрабатывать те досье, которые нецелесообразно или нельзя расшивать по тем или иным причинам.

Для ввода документов в СЭА КИК была разработана электронная регистрационная карточка кредитного досье (ЭРК), в которую заносятся его основные реквизиты (уникальный идентификатор заемщика, дата выдачи кредита, банк-партнер и другие). Эти реквизиты предназначены для обеспечения быстрого поиска документов. В системе предусмотрено автоматическое определение типа документа в результате распознавания специальных штрих-кодов, листы которые вложены между отдельными документами.

Для упрощения заполнения регистрационной карточки реализована интеграция системы электронного архива с используемой в компании автоматизированной банковской информационной системой (АБИС). При добавлении документов в электронный архив пользователи вводят только уникальный идентификатор заемщика, остальные поля карточки автоматически заполняются из АБИС. Благодаря интеграции пользователи АБИС получили возможность просмотра электронных копий как отдельных документов, так и всего досье непосредственно из интерфейса банковской системы.

В результате реализации первого этапа проекта в центральном офисе компании была внедрена рабочая версия системы электронного архива. В системе электронного архива документация всегда поддерживается в актуальном виде благодаря возможности редактирования кредитных досье и их учетной информации, при этом происходит сохранение всех версий документа для просмотра его в ретроспективе. Досье из системы нельзя удалить, можно только исключить его из доступа. Кроме того, появилась возможность разграничить права доступа пользователей к отдельному документу, и даже к его части в соответствии с правами доступа сотрудников и принятыми политиками безопасности, причем все операции пользователей с документами и учетной (индексной) информацией протоколируются.

На втором этапе был организован доступ региональных представительств к внедренной системе электронного архива. В наиболее крупных представительствах, где поток информации велик, были установлены высокопроизводительные промышленные сканеры и организованы Центры Обработки Документов по аналогии с центральным офисом. В остальных филиалах используется обычная офисная техника.

Для оперативного взаимодействия филиалов организована система синхронизации и обмена данными в автоматическом режиме. ЭЛАР Саперион предоставил возможность доступа к единому электронному архиву для территориально-распределенных подразделений посредством web-интерфейса. В результате каждый обособленный офис получил возможность работать только с актуальной информацией.

Результаты

Итогом создания СЭА на основе системы ЭЛАР Саперион в «Казахстанской Ипотечной Компании» является организация доступа к электронным копиям кредитных досье в режиме реального времени, повышение скорости взаимодействия между представительствами компании, а также возможность конфиденциального надежного хранения различного рода информации в едином ресурсе.

Теперь банковские операции проводятся значительно быстрее: если раньше работа с одним клиентом занимала несколько дней, сейчас на это уходит менее получаса. Возможность внесения изменений в существующие досье и просмотр документов в ретроспективе гарантируют актуальность информации, используемой в текущей работе.

Все это способствует принятию взвешенных решений в сфере управления банковскими рисками и дает положительный эффект не только в рамках компании, но и в плане реализации государственной программы в целом.