Федеральное Агентство Водных ресурсов

Автоматизация контроля исполнения поручений территориальных управлений

Заказчик

Федеральное агентство водных ресурсов Российской Федерации (ФАВР) является органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в сфере водных ресурсов.

Поставленные задачи

Структура ФАВР представлена Центральным аппаратом (ЦА), размещенным в Москве, территориальными органами – бассейно-водными управлениями (БВУ), расположенными в различных регионах страны, и подведомственными органами. В процедуре движения документов можно выделить два потока: внутренний – для ознакомления и согласования в центральном аппарате, и внешний – для приема и передачи документов бассейно-водных управлений.

Внутренний обмен документами осуществляется с помощью системы электронного документооборота, реализованной на ПО Lotus Notes/Domino с использованием ПО «БОСС-Референт».

Внешний обмен документами осуществлялся с помощью почтовой службы и средств факсимильной связи. Такая передача бумажных копий документов приводила к задержкам в принятии управленческих решений. Полученные копии документов регистрировались в системе электронного документооборота в ЦА и учетных журналах в БВУ и передавались далее, что только способствовало росту объема бумажного документооборота ФАВР.

Кроме того, системы учета структурных подразделений ФАВР, регистрирующие документооборот, не были объединены общей архитектурой: справочные системы, форматы и регламенты обмена данными не были унифицированы.

Все вышеперечисленное делало невозможным оперативный учет управленческих поручений ЦА в БВУ.

Для снижения временных затрат, обеспечения контроля исполнения поручений и организации двустороннего регламентированного обмена документами между центральным аппаратом и бассейно-водными управлениями было принято решение создать единую информационную систему электронного документооборота (ЕИСЭД).

Решение

В рамках автоматизации контроля исполнения поручений разработана единая информационная система электронного документооборота, включающая две основные части:

• подсистему электронного документооборота (ПЭД),
• подсистему электронного архива (ПЭА).

ПЭД используется при обработке и формировании различной организационно-распорядительной документации. Процесс обработки включает в себя регистрацию, списание в дело и последующий перевод документа на архивное хранение.

ПЭА предназначена для поиска, просмотра и хранения электронных образов документов по различным направлениям водохозяйственной деятельности территориального управления.

В ходе реализации важным преимуществом стало использование ПО ЭЛАР Саперион, что позволило обеспечить интеграцию существующих в организации систем учета с создаваемой системой электронного архива.

В электронном документообороте организации на базе ПО «БОСС-Референт» созданы справочники (словари, классификаторы), которые обеспечивают единое представление о документе в любой из интегрированных систем. В рамках объединения систем обеспечена возможность поиска и просмотра документов как из центрального аппарата, так и из бассейно-водных управлений. Обеспечивается приоритет редактирования данных в соответствии с иерархией органов ФАВР. Данные, относящиеся к федеральному уровню, редактируются в СЭД центрального аппарата и при каждом изменении передаются в БВУ. Информация, относящаяся к региональному уровню, редактируется в системе документооборота и передается в центральный аппарат. Такой подход позволяет обеспечить актуальность распределенных ресурсов.

Оцифровка документов для первоначального наполнения электронных архивов была выполнена на территории подразделений ФАВР специалистами корпорации ЭЛАР. При работе использовались промышленные высокоскоростные сканеры, позволившие в кратчайшие сроки оцифровать большой массив документации. Созданный информационный ресурс был загружен в СЭА под управлением ПО ЭЛАР Саперион.

Текущее наполнение СЭА можно осуществлять двумя способами: как с помощью САПЕРИОН, так и посредством «БОСС-Референт». При загрузке через СЭД документ регистрируется и загружается в электронный архив. Для оцифровки документации используются высокопроизводительные промышленные сканеры. При этом графические файлы загружаются в хранилище данных под управлением ЭЛАР Саперион, что позволило в условиях интенсивного документооборота снизить нагрузку на «БОСС-Референт».

Созданная система электронного архива позволяет формировать тематические подборки, статистики, отчеты, позволяющие контролировать исполнение управленческих поручений ЦА в БВУ. Обеспечена возможность выгрузки документов для последующего предоставления руководителям бассейно-водных управлений и передачи в центральный аппарат в соответствии с установленным регламентом.

Высокая надежность хранения информации гарантируется:

• разграничением прав пользователей к документу и даже к части документа;
• ведением журнала доступа;
• поддержкой версионности хранимых документов.

Руководители территориальных управлений получили возможность автоматического отслеживания хода исполнения документа в подчиненных подразделениях и предоставления в вышестоящие органы управления точной информации о состоянии поручений. Таким образом, обеспечена прозрачность всей исполнительской деятельности и возможность ее объективного контроля.

Результат

Внедрение единой информационной системы электронного архива позволило:

• Осуществлять контроль исполнения поручений вышестоящего уровня внутри ФАВР с формированием отчетности по исполнению поручений как в целом по организации, так и по отдельным сотрудникам.
• Повысить оперативность принятия решений за счет быстрого получения исполнителями информации и документов, необходимых для принятия соответствующих решений.
• Существенно сократить срок отработки запросов за счет оптимизации внутриведомственного документооборота и обеспечения контроля в «реальном времени» за ходом исполнения поручений.