Российский Фонд Фундаментальных Исследований

Система электронного архива финансового управления Российского фонда фундаментальных исследований (РФФИ)

Электронный архив РФФИ представляет собой программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий возможность оперативного доступа к информации по проектам (заявки, экспертные оценки, отчеты), первичной бухгалтерской документации и надежного долговременного хранения электронных документов.

Решение

По каждому проекту в архиве заведена электронная карточка, к которой прикрепляются электронные копии всех относящихся к проекту документов. Электронная копия документа формируется на основе бумажного документа и состоит из его электронного образа и электронной карточки. Электронный образ документа может состоять из одного или нескольких файлов формата TIFF (PDF), получаемых в результате сканирования бумажных оригиналов.

Структура электронного архива включает в себя следующие компоненты:

• Центр оцифровки (рабочие места сканирования, извлечения и загрузки учетных данных).
• Хранилище электронных документов на базе системы ЭЛАР Саперион.
• Модуль интеграции с учетной системой 1C:Бухгалтерия.
• Рабочие места пользователей.

В систему электронного архива были загружены следующие документы:

• заявки, экспертные оценки, отчеты по проектам с 1993 по 1997 год; создан информационный ресурс «РФФИ-Проекты», объемом более 130 тыс. документов;
• первичная бухгалтерская документация за 2009, 2010 и 2011 годы: выписки из лицевых счетов, платежные поручения, заявки, счета, акты выполненных работ; создан информационный ресурс «РФФИ-Бухгалтерия», объемом более 67 тыс. документов.

Преимущества

Разработан и внедрен программно-аппаратный комплекс, который позволил значительно уменьшить количество операций, совершаемых бухгалтерами при переносе сведений с бумажных документов в бухгалтерскую систему. Благодаря этому:

• существенно повысилась производительность труда бухгалтеров, ответственных за ввод данных;
• минимизирована вероятность возникновения ошибок при переносе сведений с бумажных документов в бухгалтерскую систему;
• отсканирован и загружен массив бухгалтерских документов за 2009, 2010, 2011 годы.

Результаты

В ходе реализации проекта создано единое информационное пространство для системы бухгалтерского учета и системы управления электронным архивом. Теперь уполномоченные сотрудники Фонда имеют доступ к существенно большему объему информации, при этом реализован качественно новый уровень работы с документами:

• существенно усовершенствовано документационное обеспечение сотрудников;
• снижены риски утраты и порчи документов;
• значительно снижена стоимость хранения электронных документов;
• создана промышленная основа для введения электронной подписи и перевода всего документооборота в электронный вид.