СУЭК

Система электронного архива (СЭА) для бухгалтерской документации «СУЭК»

Заказчик

ОАО «Сибирская угольная энергетическая компания» (СУЭК) — крупнейшее в России угольное объединение и единственная отечественная компания, входящая в десятку лидеров мирового рынка по объемам добычи угля. Филиалы и дочерние предприятия (в общей сложности около 70) расположены в Красноярском, Приморском и Хабаровском краях, Читинской и Кемеровской областях, в Бурятии и Хакасии.

Помимо профильных предприятий, в состав СУЭК входят дочерние и зависимые общества (ДЗО), занимающиеся недвижимостью, лизингом, транспортировкой, проектно-конструкторскими работами, торгово-закупочной деятельностью, финансовыми операциями, бухгалтерским обслуживанием, инвестиционной деятельностью, ИТ-деятельностью.

Поставленные задачи

Основные предпосылки организации архива бухгалтерской документации связаны с тем, что группа СУЭК претерпела большие структурные изменения. Компанией было принято решение о создании в крупных областных центрах региональных центров управления (РЦУ), в которые вошли все предприятия, находящиеся на данной территории.

До начала реорганизации каждое предприятие группы было самостоятельным, т. е. создавало свою отчетность и подавало ее в местные налоговые органы. Формирование РЦУ сопровождалось централизацией управленческих функций: теперь все территориально удаленные предприятия обязаны поддерживать общие учетные процессы и вести общий бухгалтерский учет. Это вызвало серьезные проблемы с «первичкой»: ее учетом, хранением, предоставлением по требованию различных внутренних и внешних служб, когда нужно было, например, тоннами пересылать первичные документы из отдаленных предприятий в головные центры.

Еще одной ключевой задачей было внедрение единой для всех предприятий учетной системы, поддерживающей бухгалтерский и налоговый учет. На момент начала проекта в качестве такой системы использовалась «1С:РКК», но вместе с тем уже началось развертывание SAP R/3.

По мнению руководства ОАО «СУЭК», организация электронного архива для хранения бухгалтерско-финансовой документации позволила бы повысить эффективность управленческой деятельности за счет четкой стандартизации учетных процессов в рамках всего объединения, улучшению качества и сокращению сроков подготовки отчетных данных. В результате было принято решение о создании архива на базе системы ЭЛАР Саперион, которая обеспечивает:

• долговременное надежное хранение электронных копий первичных учетных документов;
• оцифровку и оперативный ввод бухгалтерских документов в систему непосредственно на предприятиях заказчика, расположенных в 9 часовых поясах;
• привязку электронных образов документов к операциям в учетной системе;
• консолидацию фонда бухгалтерской документации головного офиса и филиалов.

Решение

Процесс объединения дочерних обществ в РЦУ сопровождался развертыванием системы ЭЛАР САПЕРИОН. Работы начались с внедрения пилотного проекта в Иркутском РЦУ. После успешного осуществления проекта было произведено тиражирование системы на РЦУ Владивостока, Красноярска, Ленинска-Кузнецка и Москвы.

На первом этапе внедрения специалисты ЭЛАР изучили особенности работы бухгалтеров СУЭКа. В холдинге произошло распределение бухгалтерских служб на операционистов, которые работают непосредственно в добывающих филиалах, и бухгалтеров, контролирующих произведенные операции и формирующих итоговую отчетность (они находятся в головных обществах региональных подразделений). В результате было составлено подробное ТЗ, учитывающее все пожелания заказчика по составу и архитектуре системы. Например, с непосредственными пользователями системы был оговорен перечень реквизитов для индексирования пакета документов. Именно по этим реквизитам и был организован поиск в электронном архиве. Также были построены потоки информации в электронном архиве в соответствии с участками учета.

В результате в электронном архиве была задана следующая иерархия: для участка основных средств формируется соответствующая группа хозяйственных операций — «основные средства»; для участка обслуживания материально-технических ресурсов (МТР) — группа операций, относящихся к МТР, и т. д. Это было сделано, прежде всего, для удобства пользователей, находящихся в головном центре: чтобы им не нужно было «бродить» по всему электронному архиву и отслеживать все пакеты документов, которые поступили за день. Таким образом, пользователи получили возможность просматривать непосредственно только те пакеты, которые поступили конкретно в их папку по их учетному участку.

На данный момент в компании установлены 4 сервера уровня предприятия, серверная лицензия распознавания и более 500 клиентских лицензий: 468 лицензий поиска и архивирования и 60 лицензий поиска.

Второй этап развития системы электронного архива связан с централизацией всех учетных процессов в единой бухгалтерии (общем центре обслуживания), расположенной в Красноярске. Особенностью этого этапа являлось создание нескольких хранилищ разной информации. Сейчас, в регионах собираются сведения из нижестоящих структур (филиалов, подчиненных дочерних компаний и т. д.), а в общем центре хранится информация, необходимая для управления всей группой СУЭК. Все хранилища связаны между собой и образуют единое хранилище документов.

Для текущего наполнения системы электронного архива документами в ОАО «СУЭК» был организован Центр ввода, оснащенный более чем 100 сетевыми сканерами. Центр является распределенным и географически располагается от Владивостока до Москвы. Ежемесячно производится ввод около 80 тысяч документов. На текущий момент общий объем хранения составляет более 1,5 Тб и более 1,5 млн. записей.

Работа в системе осуществляется на двух уровнях: на первом сотрудники региональных учетных центров обеспечивают сканирование и загрузку в систему первичных бухгалтерских документов. Образы документов попадают в централизованное хранилище, где индексируются в автоматическом, полуавтоматическом или ручном режимах. На втором уровне в головном офисе контролируется правильность заполнения полей, комплектность и осуществляются проводки в учетной системе.

В результате, у пользователей, которые осуществляют поиск документов, есть возможность найти, просмотреть и отправить на печать документ (в т.ч. с нумерацией страниц) или документы, как из учетной системы, так и из интерфейса электронного архива.

Для этого была проведена интеграция электронного архива под управлением системы ЭЛАР Саперион с существующими на предприятии учетными системами. Процесс проходил также в два этапа: на первом была реализована интеграция системы ЭЛАР Саперион с «1С:РКК», а на втором — с SAP/R3.

Связка документов между электронным архивом Саперион и SAP/R3 осуществляется по штрихкоду, который распечатывается к каждому документу, получаемому из SAP. Работа в этой системе предполагает обязательное занесение в нее всех документов по всем процессам. Таким образом, документы первоначально заводятся в SAP/R3, и делают это специалисты бизнес-подразделений. Когда же работа с определенной хозяйственной операцией доходит до своего логического завершения, т. е. до проводки в системе, пользователю остается лишь распечатать штрих-код документа, содержащегося в SAP/R3, для выполнения связки с электронным архивом.

При повторном сканировании того же документа (например, после подписания или наложения резолюции), система ЭЛАР Саперион автоматически относит его к уже проведенной хозяйственной операции, дополняя пакет документов. При этом происходит сохранение всех версий документа в электронном архиве, что дает возможность его просмотра в ретроспективе.

Электронные образы оригиналов первичных документов сохраняются и в дальнейшем доступны пользователю со всеми визами, пометками, подписями и печатями.

Результаты

В результате внедрения системы электронного архива первичной бухгалтерской документации ОАО «СУЭК» добился поставленной цели: создать единую информационную платформу, на которой было организовано слаженное взаимодействие центрального офиса и удаленных подразделений, а также реализованы:

• единый для всех компаний СУЭК способ регистрации и хранения первичной бухгалтерской документации;
• возможность быстрого, простого и естественного доступа к данным из учетной системы;
• возможность печати копии документа или подборки из нескольких документов, в том числе со сквозной нумерацией страниц;
• возможность получения достоверной консолидированной отчетности до 7 числа следующего месяца за отчетным.

Система электронного архива на базе ЭЛАР Саперион в СУЭК минимизирует затраты времени на поиск нужных документов, что в итоге приводит к существенному повышению доступности информации, содержащейся в массиве электронных образов бухгалтерских документов.

С внедрением архива появилась возможность вести работу с бухгалтерскими документами сразу из двух учетных систем 1С:РКК и SAP R/3, что обеспечивает преемственность и позволяет сохранить большой объем накопленной ранее ценной информации.

«Если раньше компания тратила значительные средства и время на пересылку документов, причем вес пересылаемых или перевозимых документов исчислялся тоннами, то теперь передача отсканированных документов происходит в режиме реального времени».

Яценко С. Г., Начальник отдела СЭА

Развитие системы

По окончании проекта, оценив свойства системы, заказчик принял решение и самостоятельно реализовал силами ERP-офиса хранение приложений к документам в модуле SAP HR. Это позволило сотрудникам HR-подразделений значительно упростить работу с документами, контролировать правильность их оформления в режиме реального времени, а так же автоматизировать подготовку отчетов, ведение статистики, отработку запросов.