ТАНЕКО

Система электронного архива для промышленности и ТЭК: «ТАНЕКО»

Заказчик

Компания «Танеко» выступает заказчиком строительства в Нижнекамске «Комплекса нефтеперерабатывающих и нефтехимических заводов». Целью производства является выпуск экологически безопасных нефтепродуктов, снижающих нагрузку на окружающую среду. Реализация проекта позволит отработать механизмы стимулирования инновационной деятельности и внедрения новых технологий, дающих масштабный эффект для экономики Российской Федерации в целом.

Поставленные задачи

Строительство и эксплуатация современного комплекса нефтеперерабатывающих и нефтехимических заводов требует обеспечения доступа к архивному ресурсу, который постоянно пополняется различными видами документации: проектно-сметная, организационно-распорядительная, нормативная (в частности, стандарты, нормативы, эксплуатационные, конструкторские и технологические). В проекте подобного масштаба задействовано большое количество подрядных организаций и для слаженной работы требуется своевременное согласование массы документов.
Для непрерывной реализации этапов строительства существует потребность в большом объеме информации, которая размещена на бумажных носителях и поэтому время доступа к ней может быть долгим, а использование затруднительным. Кроме того, один и тот же документ может понадобиться одновременно в нескольких подразделениях. Его копирование не решит проблемы, а только увеличит бумажный массив.

Оптимальным решением проблем, связанных с обеспечением доступности документации и повышением эффективности процессов управления информационным массивом, стало внедрение современной системы управления электронным архивом ЭЛАР Саперион.

Сформированы следующие задачи:

• создание единого хранилища электронных копий документов с обеспечением высокой надежности хранения документов, защиты хранимых ресурсов от физического повреждения и несанкционированного доступа;
• обеспечение оперативного доступа подразделений к документам фонда.

Решение

Для реализации перечисленных задач было проведено обследование подразделений «Танеко» и разработан проект системы электронного архива.

• надежное хранение информационного ресурса электронного архива, в том числе всех версий электронных документов без возможности их уничтожения;
• поиск электронных документов по различным критериям;
• управляемый доступ сотрудников «ТАНЕКО» к информационному ресурсу;
• масштабируемость информационного ресурса электронного архива;
• защиту информационного ресурса от несанкционированного доступа;
• интеграцию с внешними системами.

Этапы реализации

Для внедрения системы электронного архива была использована действующая информационно-вычислительная сеть «Танеко». На всем протяжении срока эксплуатации СЭА будет сохранять возможность масштабирования по функциональности и производительности путем подключения новых программно-технических средств без изменения общей структуры.

Многоплатформенная структура системы обеспечивает эффективную, безопасную и непрерывную обработку информационного массива на всех стадиях жизненного цикла — от создания до помещения на архивное хранение.

На этапе обследования был проведен анализ всех типов документов, используемых подразделениями «Танеко». Архивный массив компании многообразен, в связи с этим внедрены различные модули для доступа
к информации. Возможности СЭА позволили создать карточку документа, содержащую наборы реквизитов для поиска.

ЭЛАР Саперион предполагает организацию поиска и просмотра документов не только для сотрудников заказчика строительства, но и для подрядных организаций.

Система электронного архива позволила разграничить права на использование информационного массива в соответствии с полномочиями. ЭЛАР Саперион — единственная из систем, которая позволяет предоставлять доступ не только к архиву в целом или к конкретному документу, но и к фрагментам электронного образа.

Документация в электронном виде может доставляться проектировщикам и строителям по электронной почте или на компакт-дисках. Это обеспечивает непрерывность информационной поддержки всех процессов.

По окончании строительства есть возможность предоставить доступ к электронному архиву сотрудникам службы эксплуатации объектов, зданий и сооружений.

На окончательном этапе была обеспечена интеграция СЭА с внешними автоматизированными системами, в частности с имеющейся на предприятии СЭД «Дело», контроля и управления проектом строительства комплекса заводов и другими информационными системами предприятия.

Таким образом, ЭЛАР Саперион позволил архивировать непосредственно из рабочих программ и надежно хранить для бизнес-процессов самые разнообразные документы: счета, банковские балансы, переписку по электронной почте, отчеты о проделанной работе. Также есть возможность загрузки информации от внешних подрядчиков и соисполнителей работ.

Хранение электронных документов в СЭА осуществляется в форматах офисных и специализированных приложений (текстовые, табличные, графические), с помощью которых они были созданы, а также копию индексной информации для быстрого восстановления архива в случае сбоя. Вместе с тем, данные хранятся в виде специального мета-файла, что исключает доступ к ресурсу извне.

Предусмотрены также аудит действий пользователей в отношении информационных ресурсов системы и защита электронных копий документов от искажений в течение всего жизненного цикла.

Результаты

Использование СЭА привело к сокращению временных затрат и минимизации требований к квалификации обслуживающего персонала, что в результате ведет к снижению стоимости владения системой.

Результатом создания СЭА на основе ЭЛАР Саперион в «Танеко» явилось повышение эффективности процессов управления информационным массивом, главным образом заключенное в минимизации затрат на принятие решений о строительстве объектов, а также оперативности согласования проектной документации из подрядных компаний.

По итогам работы СЭА в «Танеко» было принято решение развить ЭЛАР Саперион проектной документации до электронного архива всего предприятия, который на данный момент успешно работает и развивается. Со стороны корпорации ЭЛАР ведется техническая поддержка.

Преимущества решения

• Возможность надежного хранения большого объема информационного ресурса, состоящего из любых форматов электронных документов, включая текстовые, графические, документы офисных приложений и прочие.
• Оперативный доступ к содержанию электронного архива, что дает значительное сокращение затрат времени на ведение архива, выдачу и учет документов, а также на поиск документов в фонде и получении копий запрашиваемых документов.
• Ретроспективный поиск. Возможность работы с документом в ретроспективе (сохранение всех версий документов после каждого изменения, невозможность удаления версий).
• Разграничение прав доступа пользователей к информационным ресурсам электронного архива.
• Аудит доступа пользователей. Ведение подробного протокола
  и формирование отчетов доступа пользователей к документам.
• Возможность интеграции электронного архива на основе ЭЛАР Саперион в ИТ-инфраструктуру «Танеко».