ЗАГС Калининградской области

Электронный архив ЗАГС Калининградской области

ЗАГС (Агентство) Калининградской области является исполнительным органом государственной власти, осуществляющим функции организации деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории Калининградской области; специальные функции в установленной сфере деятельности, а также координирующим деятельность 25 отделов ЗАГС города Калининград и муниципальных образований региона.

Задачи

С момента образования Калининградской области (КО) в 1946 году архивы органов ЗАГС накопили более 9000 актовых книг, при этом в учетную систему внесены сведения об актах гражданского состояния начиная с момента её внедрения — в 2004 году. Записи с 1946 по 2003 годы (около 2 млн записей) представлены только в бумажном виде.

С целью автоматизации основной деятельности Агентства и отделов ЗАГС, перехода на оказание государственных услуг в электронном виде, а также для повышения сохранности документов на бумажных носителях, Правительством Калининградской области было принято решение об оцифровке документального фонда по регистрации актов гражданского состояния и созданию единой поисково-справочной системы «Электронный архив ЗАГС» Калининградской области.

Решение

На первом этапе в ЗАГС (Агентстве) Калининградской области был развернут программный комплекс в виде макета системы и сформирован тестовый электронный информационный ресурс в объеме 20 тыс. записей. В каждом отделе ЗАГС КО настроено клиентское приложение для удаленного доступа к электронному архиву.

Для организации электронного архива было решено использовать ЭЛАР Саперион. Платформа предназначена для организации и управления электронными ресурсами любой сложности, и обладает набором встроенных функциональных возможностей, необходимых для организации ЭА ЗАГС:

• хранение документов в виде закодированного метафайла, не допускающего фрагментарного копирования и нерегламентированного просмотра информации;
• разграничение доступа к хранимым документам на уровне групп, ролей пользователей и отдельных пользователей;
• оперативный поиск хранящихся в системе документов, с возможностью формирования произвольных подборок сведений об актовых записях или электронных копий документов по ключевым параметрам;
• возможность интеграции для доступа к электронным копиям актовых записей непосредственно из интерфейса учетной системы;
• прямое управление сканирующим оборудованием для автоматического наполнения хранилища электронными копиями документов, поступающими с участков оцифровки;
• поддержка версионности, когда при изменении документа или данных они не перезаписываются, а сохраняется их очередная версия.

На втором этапе в соответствии с целевой программой «Развитие информационного общества в Калининградской области на 2011-2014 годы», было решено в 2012 году провести сканирование всего объема актовых записей за 1946-2003 годы и проиндексировать (создать электронные карточки) тестовый массив отдела ЗАГС Гурьевского муниципального района.

Для записей было решено воспользоваться встроенным в систему ЭЛАР Саперион механизмом версионности, когда одной актовой записи ставится в соответствие несколько версий учетной карточки, с возможность поиска по каждой из них одновременно. Полученный информационный ресурс, состоящий из электронных образов документов и строго соответствующих им учетных карточек, загружен в макет поисково-справочной системы «Электронный архив ЗАГС» Калининградской области.

На третьем этапе, в 2013 году, началась работа по формированию единого информационного ресурса ЗАГС (Агентства) Калининградской области. После того как единый ресурс ЗАГС КО был сформирован и загружен в систему, система перешла в стадию промышленной эксплуатации. Кроме того, в рамках третьего этапа проведена интеграцию электронного архива с МАИС ЗАГС во всех территориальных отделах ЗАГС КО для большего удобства использования и сокращения времени на поиск требуемой информации.

Результаты

Калининградская область стала первым регионом, реализовавшим проект по переводу в электронный вид всего востребованного фонда записей об актах гражданского состояния.

Область получила в электронном виде один из наиболее социально значимых документных ресурсов. Обеспечен полноценный переход на предоставление услуг ЗАГС в электронном виде и интеграция органов ЗАГС в инфраструктуру межведомственного электронного взаимодействия.

Таким образом, создание «Электронного архива ЗАГС Калининградской области» позволило:

• создать единое информационное пространства для ввода, хранения и использования электронных документов и сведений об актах гражданского состояния региона;
• сократить сроки предоставления услуг в сфере государственной регистрации АГС и отработки межведомственных запросов за счет перевода в электронный вид всего востребованного фонда актовых записей и обеспечения оперативного регламентированного доступа сотрудников территориальных отделов и Агентства ЗАГС к полученному информационному ресурсу;
• обеспечить систематизацию и долговременное хранение электронных документов и данных;
• минимизировать число запросов к бумажному архиву и снизить таким образом риски порчи и утраты бумажных документов;
• повысить уровень контроля и аудита как внутренней деятельности, так и предоставления государственных услуг и межведомственного взаимодействия, и минимизировать, таким образом, риски неисполнения запросов граждан и организаций в установленные сроки.