Облачный архив +

Для удобной и эффективной повседневной работы с поступающей информацией, необходимо организовать структурированное, защищенное хранение документов и данных, обеспечить удобный поиск и регламентированный доступ к ним.

«Облачный архив +» — это профессиональное решение, которое позволяет обрабатывать и хранить документы в удаленном режиме, без существенных операционных затрат на закупку оборудования и построение собственной ИТ инфраструктуры.

Сервис позволяет

• Создать и поддерживать в актуальном состоянии архив компании на внешнем ресурсе
• При создании архива использовать готовые конфигурации или настроить карточки документов, интерфейс, структуру хранилища под ваши требования («Кастомизация проводится как отдельный проект, стоимость рассчитывается после экспертизы ИТ инфраструктуры заказчика»).
• Полностью снять с сотрудников задачу по вводу информации с документов
  в учетные и другие системы, исключить ошибки ввода, и дополнительные проверки («При подключении опции облачный процессинг»).
• Сканировать и загружать свои документы прямо в облако
• Обеспечить круглосуточную доступность документов из любого территориального подразделения, в соответствии с правами доступа сотрудников
• В десятки раз ускорить поиск информации и проводить анализ данных
• Обеспечить сохранность и конфиденциальность своих документов и данных

Облачный электронный архив позволяет разгрузить собственную ИТ-инфраструктуру от значительных объемов информации, необходимой в текущих бизнес-процессах и долгого срока хранения.

Схема обработки документации адаптируется к документным процессам заказчика

Основные возможности электронного облачного архива

• Постраничная\подокументная или массовая загрузка документов
• Извлечение данных из любых документов, независимо от их формата и качества
• Надежное хранение и шифрование при передаче документов
• Полнотекстовый, многокритериальный поиск и формирование подборок документов по различным параметрам
• Встроенные средства просмотра большинства офисных форматов файлов
• Реализация стандартного функционала или адаптация проекта под требования заказчика и его специфику работы с документами

Решение реализовано на российской ECM-платформе Саперион

Система представлена на российском рынке более 15 лет, используется крупнейшими государственными и коммерческими заказчиками ЭЛАР, входит в реестр российского ПО и имеет сертификаты, подтверждающие безопасность и надежность хранения конфиденциальных документов.

Надежность хранения документов и метаданных достигается за счет использования собственного закодированного формата.

Техническая поддержка решения осуществляется круглосуточно, командой специалистов высокого класса.

Обработка документов осуществляется полностью в облачной инфраструктуре надежного дата-центра уровня TIER III, что гарантирует:

• Доступ к сервисам архива в режиме 24*7 со стабильным,
  широким каналом подключения
• Бесперебойную круглосуточную работу и квалифицированное техническое обслуживание всех систем, даже в случае незначительных аварий и проведении плановых работ
• Высочайшую безопасность информации за счет наличия средств обнаружения и противодействия сетевым вторжениям, охраны и защиты от несанкционированного доступа помещений ЦОД

Опции облачного архива

Разработка новых типов форм

Возможна доработка стандартных форм или разработка новых типов под нестандартные типы документов, которые необходимо переводить в электронный формат и иметь возможность дальнейшей работы. Изменению и добавлению подлежат вкладки, иерархические справочники, вложенные формы.

Настройка структуры хранилища

Настройка логической структуры под стандартные бизнес-процессы заказчика, включая иерархию папок, наименование и доступ к папкам, автоматизацию регламента загрузки в них.

Масштабирование

• Расширение объема хранилища
• Подключение дополнительных пользователей
• Гибкое увеличение кол-ва обрабатываемых документов
• Оперативная настройка на новые типы документов

Облачный процессинг

Сервис процессинга — это быстрое и гарантированно качественное извлечение необходимой информации из всех документов, загружаемых в электронный архив.

• Мы обрабатываем любые документы: печатные и рукописные, формализованные
  и не структурированные, отсканированные и сфотографированные, на любом языке
  и с плохо читаемым текстом
• Вы загружаете документы в любом формате и получаете готовую базу данных
• Мы гарантируем 100% качество извлечения данных и оперативность обработки (от 4 часов с момента передачи электронной копии)

Опция позволяет перенести трудозатратный процесс распознавания, индексирования и структурирования документации в ведение внешнего подрядчика, значительно сократив операционные расходы.

В основу сервиса заложен 25-летний опыт ЭЛАР в разработке алгоритмов программного индексирования документов и организации массового ручного извлечения данных.

Ежегодно мы выполняем более 200 проектов оцифровки суммарным объемом более 50 000 000 листов.

OCR — движок

Для заполнения индексной карточки документа необходимо ввести в форму определенную ключевую информацию (тип документа, его номер и дату, реквизиты организации и прочие). Это можно делать в автоматическом режиме. Автоматическое извлечение данных производится при помощи специализированного программного обеспечения класса OCR, которое могут установить и настроить под необходимые типы документов специалисты ЭЛАР.

В зависимости от задачи и специфики документов возможно использование различных популярных производителей: Abbyy, Nuance, Kofax и других. При выборе решения мы руководствуемся необходимым набором функций и лицензионной политикой вендоров, выбирая оптимальную стоимость при гарантированном результате.

При выборе опции OCR стоимость лицензии будет добавлена к стоимости подписки.

Встраивание специализированных просмотровщиков

Для работы со специализированными системами, возможна интеграция с соответствующими просмотровщиками. Например, программа просмотра CAD чертежей (CAD-Viewer) саперион. Для просмотра/редактирования CAD-чертежей (DWG и DXF), включены функции определения последних изменений.

Доступ по Virtual Private Network (VPN)

При необходимости организации удаленного доступа, а так жеповышения уровня безопасности доступа и работы с хранящейся в облаке информацией, производится настройка подключения к облачному архиву заказчика посредством VPN-канала.

Услуга внеофисного хранения

Эта опция позволяет передать на хранение не только электронные образы документов, но и их оригиналы на бумажных носителях. При организации бумажного архива производится каталогизация документов, размещение их в специализированном помещении, хранение и уничтожение в соответствии с действующими нормами законодательства.

Сочетание опций облачного процессинга и внешнего хранения позволяет сократить инфраструктурные и ресурсные затраты на прием, обработку и хранение документации на 80%.

Повышение уровня надежности хранения

Если бизнес-процессы заказчика предполагают повышенные требования к надежности хранилища коммерческой информации, возможно размещение данных в дата-центре уровня TIER IV.

Миграция данных

Услуга миграции включает в себя как миграцию из системы заказчика или другого провайдера, так и из Облачного архива в ECM-систему заказчика. Или мы передадим документы в удобном виде на надежных носителях. Для этого у ЭЛАР есть готовые коннекторы и загрузчик, обеспечивающие гарантию загрузки данных и документов.

Преимущества

Облачный сервис ЭЛАР является уникальным решением, обеспечивающим комплексный подход к обработке, классификации и хранению документов, независимо от их формата и качества: