САПЕРИОН™—
ваш электронный архив.

	Новые возможности в САПЕРИОН 6.0 Что нового в САПЕРИОН 5.6. Что нового в САПЕРИОН 5.5. Описание компонент САПЕРИОН 5.5.

Есть вопросы? Задайте их нашим специалистам!

Тел.: +7 (495) 792-31-31 Факс: +7 (499) 251-36-03

Тел.: 8 800 700-04-04 Звонок бесплатный из любой точки России

Система электронного архива министерства. Внедрение в Министерстве финансов РФ

Задачи проекта

Увеличение количества поступающих документов, входящих запросов, необходимость принятия оперативных управленческих решений накладывают все возрастающие требования к работе архива Министерства финансов РФ. Удовлетворить эти требования можно только путем создания и внедрения системы электронного архива с использованием современных технологий, программных средств и оборудования, которые отвечают современному уровню развития информационных технологий и средств вычислительной техники. Министерство Финансов РФ объявило открытый конкурс "Создание электронного архива". Одними из наиболее важных конкурсных требований к системе управления электронным архивом стали:

• сохранение всех версий документов после каждого изменения, без возможности уничтожения версий (только исключение из доступа);
• ведение подробного протокола доступа к документам;
• избыточность архивации, достаточная для полного восстановления всей системы архива из архивной базы данных документов (БДД) при полном или частичном разрушении программно-аппаратной части электронного архива;
• перенос всей вычислительной нагрузки на центральную архивную подсистему для обеспечения использования на клиентских местах стандартных компьютеров с минимальными требованиями к их конфигурации и используемому ПО;
• гарантированная защита от несанкционированного доступа.

Победителем открытого конкурса стала корпорация ЭЛАР. В качестве системы управления электронным ресурсом выбрана программная система САПЕРИОН, как наиболее отвечающая конкурсным требованиям по системному ведению электронного архива.

Решение

Корпорация "Электронный Архив" предложила комплексное решение, базирующееся на оборудовании собственной торговой марки "ЭЛАР" (сканеры и роботизированная библиотека) и ПО САПЕРИОН, включающее:

• Создание аппаратно-программного комплекса электронного архива.
• Создание электронного информационного ресурса министерства и наполнение его электронными образами реальных документов (ретроспективная конверсия уже существующего бумажного архива).

Состав аппаратно-программного комплекса СЭА Министерства финансов РФ

Для обеспечения долговременного и надёжного хранения информации, её эффективного использования и дальнейшего развития, как в части роста объёмов информации, так и увеличения функциональности системы, Система электронного архива Минфина России (далее СЭА) оснащена комплексом программных и технических средств.

В состав аппаратно-программного комплекса СЭА входит:

1. Программная среда СЭА на основе САПЕРИОН.
2. Сервер СЭА - это управляющий сервер САПЕРИОН. Обеспечивает управление хранилищами документов на жестких дисках и роботизированных накопителях, имеет контроллер для подключения роботизированной библиотеки HCM 7000.
3. Сервер автоматического распознавания.
4. Рабочее место системного администратора.
5. Станции сканирования - управляют работой сканеров, накапливают и сохраняют результаты сканирования.
6. Рабочие места индексирования - предназначены для заполнения соответствующих индексных полей в карточках электронных документов (операция индексирования). Обеспечивают быструю загрузку отсканированного изображения в оперативную память
7. Рабочие места для поиска в архиве - предназначены для обращения к СЭА и проведения поиска нужных документов в электронном хранилище.

Следует отметить, что программная среда СЭА обеспечивает хранение информации как на жестких дисках, так и на смешанных конфигурациях с использованием дисковых массивов и архивных накопителей - роботизированных DVD-библиотек. САПЕРИОН обеспечивать прямое управление роботизированными DVD-библиотеками без привлечения дополнительного специального ПО.

Обработка потока входящих бумажных документов

Работы по обработке потока входящих бумажных документов проводятся по единой технологии. Все технологические операции, включая сканирование поступающих бумажных документов и их ретроспективную конверсию, выполняются под управлением единой системы управления - САПЕРИОН. Обработка потока входящих бумажных документов базируется на следующих технологических операциях:

1. Составление описи всех входящих бумажных документов.
2. Разборка бумажных документов по типам (сшитые, расшитые) и распределение их по сканерам.
3. Сканирование документов - создание массива электронных графических образов входящих бумажных документов.
4. Автоматическая обработка (улучшение) качества электронных графических образов документов.
5. Автоматическое распознавание электронных графических образов бумажных документов.
6. Индексация электронных графических образов входящих документов - перенос информации о делах и документах в электронные базы данных и привязывание поисковых индексов к графическим образам документов.
7. Запись массивов графических образов документов архива на DVD-носители и помещение их в роботизированную библиотеку.

Индексирование документов и загрузка в электронный архив

Технологическая операция индексирования выполняется на основе клиентского ПО индексирования программного комплекса управления электронным архивом САПЕРИОН.

Для начала индексирования используется отсканированный массив - электронные копии документов (образы). Такой массив уже сформирован и расположен в специальном каталоге на станции сканирования поточного сканера. Имеющиеся в системе САПЕРИОНЕ средства позволяет свободно перемещать для выполнения соответствующих технологических операций в СЭА.

Операция индексирования проводится со специальных клиентских рабочих мест индексирования системы САПЕРИОН. С помощью этой формы для индексирования документа оператор заполняет поля электронной карточки документа. Если для одной индексной карточки существует несколько файлов, производится их структурирование.

Индексная информация выбирается из электронного образа документа, показанного в окне просмотра клиентского ПО, и вводится в соответствии с заданными правилами (которые описаны в конкурсной документации).

После заполнения полей карточки документы помещаются в СЭА.

При создании электронного архива документов ввод документа в архив означает запись всей информации о документе (образа, поисковой карточки, текстового и индексного файлов) на DVD-диски роботизированной библиотеки. Исправленные, дополненные версии электронных документов архивируются также на DVD-диски.

Для записи DVD-дисков (на которых в формате системы САПЕРИОН хранятся документы) используется специальное рабочее место. Таким образом, в архивный накопитель (роботизированную библиотеку), приводы которого работают только на чтение, помещаются уже записанные DVD-диски, что обеспечивает гарантию от попадания в электронное хранилище посторонней информации, и позволяет более эффективно использовать пространство роботизированной библиотеки.

В СЭА выполняется обязательное дублирование информации, что обеспечивает её надёжное хранение и гарантирует сохранность.

Архивация всей связанной с документом информации

Автоматически создаваемый протокол доступа к документу фиксирует каждое обращение и произведенные с документом действия. Вместе с документом архивируется вся связанная информация (уровни и протоколы доступа, маски для закрытия части документа и др.).

Централизация загрузки.

Вся вычислительная нагрузка сориентирована на центральную серверную архивную систему, где происходит обработка архивных процедур, исходящих с клиентских мест архива.

При необходимости, без изменения дисциплины работы с электронным архивом, возможна организация обращения к СЭА и с удаленных клиентских мест, например, через сеть Интернет.

Система поиска документов

После занесения информации в систему одной из главных задач является обеспечение удобства работы с этой информацией, а именно удобства поиска. Система САПЕРИОН позволяет вести контекстный поиск по полям учетно-поисковой карточки документа.

1. Поиск документов реализуется по поисковым полям учетно-поисковой карточки документа в любой их комбинации и составе.
2. Все поисковые поля допускают поиск по содержанию этого поля (контекстный поиск в рамках поля).
3. Все поисковые поля допускают поиск по содержанию этого поля (контекстный поиск в рамках поля).

Вся программная нагрузка при работе с хранилищем документов приходится на центральную серверную часть системы архивного хранения САПЕРИОН, что позволяет разгрузить клиентские рабочие станции.

Администрирование движения электронных документов в системе

Администрирование движения электронных документов в системе построено с учетом использования единого программного продукта на всех рабочих местах системы и централизации хранения документов, поисковых атрибутов и протоколов доступа к серверной части системы. Основные его элементы:

1. Наличие и возможность определения атрибутов уровня доступа и подробных протоколов доступа к документам, автоматически создаваемых и заполняемых системой.
2. Возможность централизованного управления и контроля прав доступа пользователей и уровнем доступа к тем или иным документам системы в рамках единого программного продукта.
3. Возможность централизованного администрирования импорта данных с рабочих мест ввода и конвертирования электронных данных, а также сканирования документов.

Результат

СЭА на базе САПЕРИОН решает задачу создания архивного хранилища электронных графических образов различных бумажных документов, как поступающих, так и уже находящихся на хранении в архиве Минфина России. Обеспечено единое централизованное хранение данных с обеспечением контролируемого доступа к хранилищу архивных данных. В рамках проекта проведены работы по сканированию и ретроконверсии 1 млн. страниц бумажных документов. Созданный электронный информационный ресурс загружен в систему управления электронным архивом.

Справка о Заказчике

В архиве Минфина РФ содержатся документы по основной деятельности с 1992 г., а также документы Минфина СССР, Минфина РСФСР и Минфина РФ по личному составу с 1941 г. Документы по основной деятельности до 1992 г. переданы на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ) и Российский государственный архив экономики (РГАЭ).

Таким образом, объем информации, с которым имеют дело сотрудники министерства, очень велик, поэтому одним из основных условий его успешной деятельности является долгосрочное хранение в электронном виде документов архива и обеспечение оперативного доступа к ним.

Ежегодно в архив Министерства финансов РФ поступает до 500 дел, бумажные документы из которых подлежат обработке и помещению в электронный архив. Это составляет ежедневный поток документов от 400 до 600 страниц.