комплексная автоматизация делопроизводства и архивного дела министерства и ведомства

Единые требования по хранению в течение определенного срока всей информации, циркулирующей в учреждении, приняты в большинстве развитых стран на уровне законов. В связи с интеграцией России в мировое сообщество такие законы готовятся и в нашей стране. Их принятие приведет к существенному росту объемов хранения и ужесточению требований по обеспечению гарантированного хранения, быстрой обработке информации (вводу, поиску, формированию отчетности и т.п.).

Справиться с управлением огромными объемами данных и документов

Специализированные решения корпорации "Электронный Архив" разработаны с учетом специфики управленческого документооборота и архивного хранения в государственных структурах. В них реализован комплексный подход к автоматизации, когда в документооборот учреждения могут быть оперативно вовлечены колоссальные объемы информации архивного хранения.

Структура распределенной единой интегрированной системы электронного документооборота и электронного архива министерства

Обеспечить контроль исполнения приказов и поручений

Гарантировать сохранность данных и документов, обеспечить своевременный учет и оперативный доступ к ним, упростить работу с поручениями вышестоящего руководства, письмами и обращениями граждан, оптимизировать расход рабочего времени сотрудников, сократить площади хранения и, в конечном счете, повысить общую эффективность работы учреждения - все это результат внедрения решений корпорации "Электронный Архив".

Единая информационная система электронного документооборота и электронного архивирования

Традиционный, бумажный документ помещается в архив на финальной стадии своего жизненного цикла. Электронный же документ регистрируется в системе (помещается в электронный архив) на ранних стадиях. Это делает целесообразным создание единой системы, в рамках которой в основу делопроизводства (а, следовательно, и в основу СЭД) ложится современный электронный архив. Все изменения в документе (резолюции, правки, использование ЭЦП) накладываются на образ документа и фиксируются в карточке СЭД.

Корпорация "Электронный Архив" предлагает как полный цикл по созданию системы и наполнению ее образами реальных документов, так и решения для отдельных этапов автоматизации:

Каждому проекту предшествует экспертиза документных потоков и архивов Заказчика. Это позволяет исключить значительные непроизводительные затраты за счет правильного выбора стратегии автоматизации.

Внедрение единой системы электронного документооборота и электронного архива обеспечивает руководителей и специалистов полной, актуальной и достоверной информацией, что ускоряет принятие управленческих решений. Благодаря этому, а также оперативному информационному взаимодействию между подразделениями и ведомствами, возрастает эффективность существующей системы документационного обеспечения управления.

Для наполнения локальных информационных систем электронного документооборота и электронного архивирования министерства и подведомственных ему организаций образами реальных входящих документов разработана Система высокопроизводительного сканирования. Она обеспечивает:

Входными материалами служат пачки бумажных документов, подготовленных к сканированию. Результатом является массив электронных образов бумажных документов в виде файлов с изображениями.

Для решения задачи текущего ввода документов корпорация "Электронный Архив" предлагает специальное ПО и целый ряд сканирующего оборудования, которое выпускается под собственными торговыми марками: профессиональные высокоскоростные документные сканеры ЭЛАР СКАМАКС и универсальные книжные сканеры ЭЛАР ПланСкан. Корпорация поставляет также широкий спектр устройств ведущих мировых разработчиков аналогичного оборудования.

Залповый ввод документов и наполнение СЭД и электронного архива

Большой парк сканирующего оборудования корпорации (более 70 единиц промышленных сканеров различных типов) позволяет подбирать оптимальный режим сканирования под конкретный проект, гарантируя стабильно высокий результат как для чертежей и схем большого формата, так и для небольших документов картотеки. За годы работы центром сканирования переведены в электронные образы более 70 миллионов документов.

Для обработки накопленных годами массивов бумажной документации и последующего наполнения электронного архива весомые преимущества дает привлечение профессионального исполнителя - аутсорсинг. Это позволяет существенно сэкономить (что особо важно для бюджетных структур) на оплате труда персонала и затратах на его обучение, на закупках дорогостоящей техники сканирования, аренде рабочих помещений и последующего использования оборудования массового ввода. Кроме того, в процессе самостоятельного выполнения работ по проекту может обнаружиться множество дополнительных статей расхода, ранее не предусмотренных, что приведет к превышению запланированной суммы.

Корпорация "Электронный Архив" предлагает услуги по залповому вводу любых объемов документов с использованием технологии поточного сканирования, на профессиональном оборудовании и в сжатые сроки.

Электронный архив - ядро информационной системы и централизованное хранилище документов

Включение в электронный архив микрофильмов и документации на бумаге позволит использовать "золотой запас" знаний, накопленных за годы существования министерства и подведомственных организаций и предприятий, когда автоматизированные системы ещё не были внедрены. Учитывая тот факт, что многие бумажные архивные документы имеют очень низкое качество и с течением времени часть из них сильно ветшает, при построении электронного архива необходимо уделить самое пристальное внимание процессу подбора специализированного сканирующего оборудования и построению технологии сканирования.

Современный электронный архив становится объединяющей основой всех внедренных информационных систем, включая управление, электронный документооборот, финансовое и бухгалтерское ПО, электронную почту и т.д.

Систематизируя хранение разнородных документов, электронный архив обеспечивает поддержку всей деятельности министерства и выполняет важную функцию - сохранение знаний и технологий министерства и подведомственных ему организаций и предприятий.

В едином хранилище данных хранятся все файлы: электронные образы бумажных документов и файлы документов, изначально созданных в электронном виде.

Единая информационно-поисковая система электронного архива и СЭД позволяет найти любой документ вне зависимости от того, когда и кем он был создан.

В зависимости от задач и объемов документации корпорация "Электронный Архив" предлагает различное профессиональное программное обеспечение для управления электронным архивом и оснащение специализированным оборудованием для обеспечения гарантированного хранения информации в электронном виде.

Преимущества решения

Пример внедрения: Единая информационная СЭД и электронного архивирования МПР России

Целью разработки и дальнейшего развития системы является повышение эффективности существующей СДОУ МПР России за счет обеспечения руководителей т специалистов МПР и находящихся в его ведении Федеральных агентств и служб полной актуальной и достоверной информацией, а также ускорение принятия управленческих решений за счет оперативного информационного взаимодействия Министерства с подчиненными ведомствами.

Система предназначена для решения задач делопроизводства, архивного хранения документов, а также формирования информационно-справочных и аналитических отчетов по различным направлениям деятельности в профильной области.

В качестве системы управления документами и электронным архивом было выбрано ПО САПЕРИОН.

В результате внедрения автоматизирована деятельность руководителей и сотрудников по обработке и формированию организационно-распорядительных документов (входящие, исходящие, внутренние), резолюций и поручений, согласованию и исполнению документов, осуществлению контроля исполнения, формированию отчетов, учету и списанию бумажных документов; синхронизация исполнений поручений Высших органов государственной власти в СЭД Министерства и подведомственных ему Федеральных агентств и служб и т.д.

Документационное обеспечение управления: комплексная автоматизация делопроизводства и архивного дела министерства и ведомства