САПЕРИОН™—
ваш электронный архив.

	Новые возможности в САПЕРИОН 6.0 Что нового в САПЕРИОН 5.6. Что нового в САПЕРИОН 5.5. Описание компонент САПЕРИОН 5.5.

Есть вопросы? Задайте их нашим специалистам!

Тел.: +7 (495) 792-31-31 Факс: +7 (499) 251-36-03

Тел.: 8 800 700-04-04 Звонок бесплатный из любой точки России

Создание электронного архива документов городской администрации
Пример внедрения в г. Северске

Администрация ЗАТО Северск за время своего существования накопила огромный бумажный архив, насчитывающий несколько миллионов документов (20 млн. страниц, приведенных к формату А4), пятая часть которых постоянно находятся в активном доступе. Этот архив включает в себя организационно-распорядительную документацию, личные дела, приватизационные документы и т.д. Несмотря на то, что в администрации активно внедряются информационные технологии, темпы роста архива постоянно увеличиваются. Рост объема архива приводил к необходимости увеличения площадей и штата сотрудников, что только отчасти решало проблемы, присущие всем традиционным архивам:

1. Время на поиск необходимых документов постоянно увеличивалось и могло занимать от нескольких часов до нескольких дней. При составлении сложных документов, подготовке консолидированных справок время, которое необходимо для доставки документов сотрудникам администрации и последующей расстановки на место, могло составлять неделю и более.
2. Часто имела место "потеря" нужного документа при его ошибочном размещении после использования. Человеческий фактор, нехватка времени и штатных единиц, к сожалению, приводят к увеличению числа подобных случаев с ростом объема архива.
3. Традиционные архивы практически беззащитны перед форс-мажорными обстоятельствами: пожар, наводнение, затопление, случайное срабатывание пожарной сигнализации и т.д.
4. Поскольку архив содержит документацию за вторую половину прошлого века, серьезные проблемы регулярно возникают с постоянным ухудшением написанного или напечатанного материала, что влечет за собой потерю или искажение информации. Документы, находящиеся в постоянной эксплуатации, сильно изнашиваются, поэтому приходится постоянно делать их копии.
5. Кроме того, существует проблема доступа к информации: в определенный момент времени с документом может работать только один сотрудник. Если же в связи с организационной необходимостью к документации необходим доступ нескольких специалистов, сам процесс сильно усложняется, а время для его успешного завершения существенно увеличивается.

Учитывая все трудности работы с постоянно растущим архивом, администрация ЗАТО Северск приняла решение о создании электронного архива. Был объявлен конкурс на поставку аппаратно-программных средств автоматизации работ Городского архива, победителем в котором была признана корпорация ЭЛАР.

Специалисты корпорации ЭЛАР разработали и внедрили программно-аппаратный комплекс, который включает в себя Центр обработки документов (ЦОД) и систему электронного архива под управлением профессионального программного обеспечения САПЕРИОН. Система позволяет хранить, индексировать и предоставлять оперативный доступ к документации сотрудникам администрации. ЦОД включает в себя универсальный сканер, позволяющий вводить в электронный архив документы со скоростью до 50 страниц в минуту. В качестве хранилища информационного ресурса на начальном этапе будет использоваться специальный архивный сервер, к которому впоследствии будет добавлена роботизированная библиотека оптических DVD дисков для обеспечения долговременного надежного хранения всех архивных данных.

Установленный комплекс позволяет обрабатывать до 3 000 документов в день. Сотрудники администрации получили оперативный круглосуточный доступ к обработанным документам. С электронными образами документов можно знакомиться, распечатывать, отправлять по электронной почте, получать на их основе консолидированные отчеты.

Буквально через несколько дней после запуска комплекса в промышленную эксплуатацию, сотрудники городского архива оценили основные преимущества решения. Удобство работы с электронными образами документов и введенной информацией по каждому документу - вот неполный перечень возможностей, которые получит администрация ЗАТО после перевода всех документов архива в электронный вид.

Результаты реализации проекта:

1. Существенно облегчен доступ и работа с архивными документами.
2. Время доступа к информации стало измеряться несколькими секундами вместо нескольких часов, а иногда и дней, которые требовались при работе с традиционным архивом.
3. Гарантирована полная сохранность и неизменность документов.
4. Обеспечена упорядоченность введенных в электронный архив документов.
5. Поскольку теперь в большинстве случаев обращение к оригиналу документа не требуется, то увеличится их сохранность, что особенно важно при обращении с историческими документами.
6. При появлении новой версии документа все его предыдущие редакции сохраняются в электронном архиве в неизменном виде.

Александр Кузьмин, начальник отдела информатизации администрации ЗАТО Северск, считает, что электронный архив в Северске начал давать отдачу уже в первые месяцы эксплуатации. "Сейчас сотрудники реально не вставая со стула, не спускаясь в хранилище, не дыша бумажной пылью (они там все уже аллергики) за минуту находят документ, делают на принтере его копию, заверяют, отдают посетителю. Запрос обслуживается в реальном времени за несколько минут. Посетители удивляются, раньше они писали заявку и приходили на следующий день. Одновременно поиском в архиве могут заниматься четыре рабочие станции, в нашем случае этого пока достаточно. Значительно облегчена работа по составлению различных описей, прочей статистики", - говорит он. Все обучение свелось к небольшой лекции и консультациям в рабочем порядке. "Использовать систему управления архивом несложно, особых трудностей пользователи не испытывают" - замечает Александр.(Ольга Мельник. «Городской архив», Intelligent Enterprise, 13 июня, 2005 г. / № 11)

Справка

Северск - закрытое административно-территориальное образование (ЗАТО) в Томской области и самый большой из закрытых городов системы Федерального агентства по атомной энергии. Город был основан в 1949 году в связи со строительством Сибирской АЭС и Сибирского химического комбината - первенца атомной промышленности страны.