САПЕРИОН™—
ваш электронный архив.

	Новые возможности в САПЕРИОН 6.0 Что нового в САПЕРИОН 5.6. Что нового в САПЕРИОН 5.5. Описание компонент САПЕРИОН 5.5.

Есть вопросы? Задайте их нашим специалистам!

Тел.: +7 (495) 792-31-31 Факс: +7 (499) 251-36-03

Тел.: 8 800 700-04-04 Звонок бесплатный из любой точки России

Создание электронного архива научно-технической документации

Пример внедрения во ВНИИАЭС

В институтах, КБ, на промышленных предприятиях накоплен большой объем научно-технической документации. Этот объем постоянно пополняется - ежегодно в архивы предприятий поступают документация по ведущимся и завершенным НИР и НИОКР, как собственной отрасли (включая совместные проекты), так и смежных отраслей. В результате ведущие НИИ и КБ страны, созданные еще в прошлом веке, стали крупнейшими научными центрами, научно-технические библиотеки которых хранят результаты труда многих научных коллективов. Благодаря этому ведущие НИИ и КБ естественным образом выполняют функции по обеспечению централизованного хранения и предоставления документации другим предприятиям.

Проблема заключается в том, что часть необходимой технической документации поступает на хранение в библиотеку предприятия, а часть хранится в научных подразделениях. При поступлении запросов на выдачу технической документации, выданная единица хранения становится недоступной другим сотрудникам в течение определенного времени. В тех случаях, когда возникает необходимость обеспечить безусловный доступ к наиболее важной документации, приходится делать копии документов, либо вводить ограничения на вынос документации из библиотеки или хранилища. Это не всегда удобно для пользователей и приводит к дополнительным расходам.

Решением проблем по обеспечению централизованного хранения, быстрого доступа и обработке научно-технической документации является создание электронных архивов.

Пример внедрения на предприятии ВНИИАЭС

В институте накоплен большой объем научно-технической документации, связанной с эксплуатацией АЭС, как по направлениям, ведущимся в самом институте, так и по совместным проектам. Ежегодно в архив поступает более документация по 500 НИР. В результате за более чем двадцатипятилетний период работы ВНИИАЭС стал крупнейшим научным центром, в котором консолидированы результаты труда многих научных коллективов. В связи с этим придание институту функций по обеспечению централизованного хранения, быстрого доступа и обработке разрабатываемой документации является естественным и целесообразным.

В соответствии с приказом по ВНИИАЭС в институте создан электронный архив научно-технической документации ВНИИАЭС.

Проект создания электронного архива разрабатывался в течение 2002 года, в рамках проекта были утверждены нормативные документы, регламентирующие порядок сдачи, хранения и предоставления в пользование документации. Одновременно было проведено исследование структуры существующего архива документации и форм документации, разрабатываемой институтом. Это позволило в электронном архиве ввести принятую в концерне "Росэнергоатом" тематическую рубрикацию в наиболее удобной для пользователя форме.

Оценки количества документации, которая поступает в текстовом виде в формате MS Word, а также конструкторской документации, которая разрабатывается с использованием современных систем автоматизированного проектирования (CAD), позволили смоделировать эргономичные формы для обработки и размещения документов в электронном архиве. Для классификации документов, был выбран рубрикатор технического архива концерна "Росэнергоатом". После этого были разработаны учетные карточки документов, включающие в себя основные атрибуты по которым можно проводить поиск, сортировку, выборку нужных документов.

Анализ существующего на рынке программного обеспечения, предназначенного для ведения архивных информационных ресурсов и оперативного доступа к ним, показал, что ПО САПЕРИОН, наилучшим образом соответствует требованиям ВНИИАЭС по ведению электронного архива. Эта система обеспечивает высокий уровень безопасности хранения данных и работы клиентов в сети, а так же предоставляет возможность работы с базой данных через Интернет, используя специальный алгоритм.

Отличительной особенностью ПО САПЕРИОН является возможность расширения функциональности путем добавления соответствующих модулей (шлюз сети Интернет, сервер распознавания, сервер документооборота и др.), что исключает необходимость единовременного приобретения полного пакета программного обеспечения. Такая гибкая политика разработчика, удобный интерфейс пользователя, надежность, катастрофоустойчивость и безопасность хранения информации позволили уже 20 крупным архивам предприятий России, включая архив Президента Российской Федерации, эффективно использовать это программное обеспечение.

На рисунке приведена архитектура созданного электронного архива во ВНИИАЭС. Для работы ПО САПЕРИОН и управления электронным архивом используется отказоустойчивый сервер с подключенным к нему накопителем НСМ 4000 (участок хранения), который подключен к локальной сети предприятия. Электронный архив размещается на сервере. Конфигурация сервера выбрана таким образом, что в дальнейшем в случае значительного роста объемов информации она позволяет подключить к системе дополнительный архивный накопитель на оптических дисках. Создано необходимое количество рабочих мест: станция сканирования, на которой совмещены функции сканирования документов и верификации, а также станция индексации.

Тем не менее, разработанные инструкции предписывают параллельно сдавать версии документов на электронных носителях - оптических дисках CD или DVD. Оценки показывают, что на данный момент это оказывается наиболее экономически выгодным и соответствует принципам архивного хранения информации с точки зрения долговечности хранения информации и совместимости форматов записи.

На участке сканирования используется современное сканирующее оборудование со скоростью обработки до 45 листов А4 в минуту, возможно проведение сканирования сшитых документов, книг, отчетов и т.п. размером до формата А3.

Резервное копирование данных на DVD носители осуществляется регулярно, что позволяет полностью исключить потерю введенных данных.

Результат внедрения

Во ВНИИАЭС реализован полноценный централизованный электронный архив. Единое централизованное надежное хранилище документов обеспечивает соответствующую защиту и доступность данных. Система управления электронным архивом обеспечивает быстрый доступ ко всем хранящимся и поступающим документам.

Тем самым решается сразу несколько проблем. Вся необходимая техническая документация поступает на централизованное хранение. Отпадает необходимость хранить часть документации в научных подразделениях.

В тех случаях, когда возникает необходимость обеспечить доступ к наиболее важной документации, к одному документу может одновременно обратиться практически любое число пользователей. Это особенно важно при возникновении нештатной ситуации, вызванной, например, некорректной работой вполне определенного устройства. В этом случае сразу нескольким сотрудникам одновременно потребуется одна и та же документация. Более того, через короткий промежуток времени им же необходимо будет ознакомиться с документацией на модули, которые непосредственно связанны с этим устройством.

Дополнительный ресурс времени, который получит сотрудник, имея гарантированный доступ к нужной документации в течение несколько секунд, очень трудно переоценить. Это особенно важно, когда необходимо принимать решения по выработке рекомендаций в сжатые срок и на основе максимального объема информации.

Справка

Основным направлением деятельности ВНИИАЭС (Всероссийский научно-исследовательский институт по эксплуатации атомных электростанций) является проведение научно-исследовательских и опытно - конструкторских работ по повышению надежности, безопасности и экономичности АЭС. Работы проводятся в тесном взаимодействии с проектно-конструкторскими, научными и промышленными предприятиями и организациями, занимающимися проблемами атомной энергетики.

В настоящее время в сфере внимания ВНИИАЭС - 47 энергоблоков, которые находятся на территории бывшего СССР, а также энергоблоки, построенные по советским проектам в Болгарии, Венгрии, Чехии, Словакии, ГДР, Финляндии. Кроме того, на ВНИИАЭС возложена роль национального координатора в международных программах Международного агентства по атомной энергии, координатора в рамках выполнения обязательств России в ВАО АЭС. Институт выполняет большой объем работ по реализации в России таких международных программ, как Международные программы ядерной безопасности (МПЯБ), ТАСИС и другие.