ЭЛАР КонВерт

Бумажные документы в «ссылку»

Сегодня эффективность многих бизнес-процессов повышается за счет перехода на электронный обмен документами и данными. Для этого требуется ежедневно быстро и качественно преобразовывать в цифровой вид большой объем документов, обеспечить безопасность и управляемость накапливаемого электронного ресурса.

Ключевое значение эта задача приобретает для компаний с множеством подразделений и филиалов, где документы надо сканировать на местах и связывать их с данными прикладных систем (CRM, ERP, СЭД и т.д.), часто построенных по принципу «тонкого» клиента. Немаловажным моментом является и необходимость исключить загрузку «тяжелых» скан-образов в прикладные системы.

ЭЛАР КонВерт — это простое и универсальное решение, автоматизирующее процесс создания и использования электронных копий документов без их загрузки в прикладные системы.

Решение позволяет оперативно и с небольшими затратами

  • Заменить ручное создание отдельных скан-образов на автоматическую
    подготовку многостраничных электронных документов
  • Разгрузить прикладные системы от «тяжелых» графических файлов,
    заменив их временной ссылкой или кнопкой открытия
  • Обеспечить хранение электронных документов, простой
    и надежный доступ к ним из любых систем, в том числе «облачных»

Схема автоматизации

ЭЛАР КонВерт не меняет схему обработки документов — для регистрации все также необходимо внести в карточку реквизиты. Добавляется единственная секундная операция наклейки и считывания штрих-кода.

Благодаря этому сотрудник избавляется от рутинной, длительной по времени операции загрузки файлов в прикладные системы и связанных с этим ошибок. Достаточно положить документ на сканер, и сразу можно приступать к регистрации следующего документа.

screenshot2.png

Вам не нужно перестраивать бизнес-процессы и переобучать сотрудников — они работают и просматривают документы из привычных интерфейсов прикладных систем. А благодаря практически мгновенной обработке, получают доступ к нужным электронным копиям почти сразу после регистрации документа в системе.

Было ЭЛАР КонВерт
Вариант 1.

Сотрудник заполняет поля карточки документа в прикладной системе (CRM, ERP, СЭД).

Затем сканирует документ и вручную загружает получившиеся файлы в карточку. Из-за человеческого фактора часто случаются ошибки.

Прикладная система нагружается «тяжелыми» электронными копиями, начинает работать медленней.

Вариант 2.

В компании используются OCR программы для автоматического индексирования документов.

Из-за различия структуры документов и качества скан-копий программы часто ошибаются в определении начала и конца документов (классический случай — сшивка страниц двух документов в один PDF и загрузка его в карточку первого документа).

Из-за этого значительное количество документов требует ручной проверки и обработки.

Кроме того, при большом потоке документов, очередь на автоматическую обработку может составлять до 24 часов. Документ поступает на исполнение со значительной задержкой.

Сотрудник филиала наклеивает штрих-код на первую страницу поступившего документа и считывает его в карточку при регистрации. Операция занимает секунды, но позволяет полностью автоматизировать дальнейший процесс загрузки.

После этого сотрудник просто кладет документ на сканер и может приступить к регистрации следующего документа. При наличии надпечатанного штрих-кода, документ достаточно просто отсканировать.

Документы сканируются нажатием кнопки в Клиенте ввода или непосредственно на сканере. Никакая дополнительная подготовка или сортировка не требуется.

Через несколько секунд после сканирования в карточке прикладной системы появляется ссылка или кнопка открытия, по которой сотрудник может просмотреть полную и достоверную PDF копию документа.

Практика применения ЭЛАР КонВерт:

  • Фронт-офисы. Прием комплектов документов от физических и юридических лиц, автоматическая связка электронных комплектов документов с CRM.
  • Кадровые службы. Формирование полного электронного комплекта документов
    сотрудника и автоматическая связка с HRM.
  • Финансовые подразделения. Быстрая доставка копий первичных документов ответственным сотрудникам для проведения операций и однозначная привязка к сущностям в ERP.
  • Службы ДОУ. Автоматизация регистрации документов и формирования цифровых копий для запуска и ускорения внутренних процессов в СЭД.
  • Маркетинг. Связь цифровых копий исходящих и ответных документов при переписке с заказчиками и проведении массовых рассылок.
  • Подробный состав решения
    1. Консалтинг. Если вы не используете штрих-кодирование в своей деятельности, в рамках решения мы поможем внедрить и адаптировать технологию к бизнес-процессам вашей компании, установим сканеры штрих-кодов, обучим сотрудников последовательности операций.
    2. Клиент ввода — типовое локальное приложение Системы хранения, устанавливаемое в филиалах и подразделениях клиента. В основе Клиента вода лежит технология штрих-кодирования — наиболее простой, недорогой и точный способ идентификации, применимый для любых типов документов.

      Никаких доработок систем на местах не требуется — установка Клиента может осуществляться сотрудниками удаленного офиса самостоятельно путем инсталляционного пакета. Требуется лишь добавление сканеров штрих-кодов (подключается к компьютеру как клавиатура или мышь). Нет потребности и в дополнительном ПО для сканирования — Клиент ввода работает напрямую со сканером посредством TWAIN драйвера.

      Клиент ввода распознает штрих-коды и собирает все страницы каждого документа в отдельный файл PDF со скоростью сканирования (подтвержденный тест — 600 файлов в минуту). Штрих-код распознается с качеством, близким к 100%, что позволяет почти исключить необходимость проверки. В случае нескольких подходящих меток на документе, повреждения метки, обрыва связи, система выявляет и позволяет исправить ошибку с помощью специального интерфейса.

      Все установленные в филиалах Клиенты ввода загружают подготовленные PDF в заданный раздел Системы хранения. Одновременную загрузку PDF от всех Клиентов ввода обеспечивает WCF-сервис Системы хранения (настройки подключения указываются в инсталляционном пакете Клиента ввода). Помимо самих документов, в электронный архив передаются только ID штрих-кода и ID пользователя, загрузившего документ.
    3. Система хранения — электронный архив на базе российской ЕСМ-платформы Саперион (любая конфигурация), отвечающий за загрузку, хранение и предоставление документов по запросам внешних систем. Модуль представляет собой централизованный сервер, взаимодействующий с любыми внешними системами методом «слабой связи» — наименее затратным способом интеграции.

      screenshot3.png
      Доступ к документам реализован простым и универсальным механизмом (комбинация REST-сервиса и протокола HMAC), не требующим дорогостоящих интеграций и загрузки документов в прикладные системы.

      Сотрудник с рабочего места (в том числе из облачной системы) обращается к Системе хранения напрямую, без вовлечения в процесс других серверных компонент и приложений. Авторизация также осуществляется на стадии обращения к документу.

      Прикладная система должна только направить запрос в нужном формате с ID штрих-кода. В случае удовлетворения запроса заданным параметрам (проверка хеш-функции), Система хранения мгновенно генерирует и отправляет во внешнюю систему ответ в виде ссылки на документ. Пользователь может открыть документ одним нажатием, но только в течение заданного «времени жизни», по истечению которого ссылка становится недействительной.
    Подобная схема реализует легкий доступ к документам из любых систем, в том числе «облачных» CRM, ERP и СЭД. Система хранения может быть также реализована в облачном виде, что позволит:
    • Ускорить и упростить внедрение решения, исключив физическую установку системы
    • Обеспечить более качественную и оперативную техническую поддержку Системы хранения специалистами ЭЛАР

Результат

  • Упрощена работа за счет автоматизации процесса подготовки электронных копий. От сотрудника требуется только наклеить на документ и однократно считать штрих-код, в случае его отсутствия.
  • Исключены ошибки некорректного формирования и привязки файлов, устранение которых обычно требует значительных временных затрат.
  • Унифицированы процессы ввода документов во всех филиалах и подразделениях, обеспечен быстрый доступ к электронным документам.
  • Реализован простой механизм доступа к документам из интерфейсов любых систем, в том числе облачных.

Преимущества

Разгрузка систем

«Тяжелые» электронные документы не попадают в учетные системы и не влияют на их работоспособность. Доступ реализуется простым и безопасным механизмом, без сложных интеграций и авторизаций.


Эффективность и универсальность

В минимальные сроки и с минимальными затратами с сотрудников снимается нагрузка по созданию и загрузке электронных копий документов. В решении использованы универсальные технологии, применимые для любых типов документов.

Простота реализации

Минимизированы затраты на внедрение и обслуживание за счет использования типовых компонент решения. Не требуется переобучение сотрудников, установка дополнительного ПО и оборудования, за исключением сканеров штрих-кодов.

Кейс: Банк с филиальной сетью

С помощью ЭЛАР КонВерт и технологий штрих-кодирования

  • Автоматизирована подготовка электронных копий и формирование единых комплектов клиентских досье в электронном архиве
  • Исключена загрузка документов в банковские информационные системы, протоколируются все операции просмотра и изменения документов в электронном архиве

Документы, предоставляемые банком для заполнения (договор, анкета и пр.), уже имеют надпечатанный штрих-код. На остальные метка наклеивается. Сотрудник фронт-офиса принимает документы от клиента и регистрирует их в CRM путем считывания штрих-кода. Контролируется наличие всех документов.

Сотрудники офиса кладут документы в лоток сканера и запускают сканирование. Установленный в филиале Клиент ввода распознает штрих-коды на изображениях, собирает каждый документ в PDF и загружает в единый электронный архив.

Система электронного архива (Саперион) хранит документы и ID их штрих-кода. При поступлении запроса c ID документа от CRM или других систем банка, Саперион мгновенно предоставляет в ответ временную ссылку. Никакие копии и временные файлы документов не засоряют IT-инфраструктуру — документ открывается в защищенном интерфейсе Саперион.


Возврат к списку

Подробные описания реализованных проектов

Описание дополнительных услуг, предлагаемых для комплексных проектов

Выбрать один из наиболее удобных способов получения дополнительной информации о системе

Контакты региональных представительств