SCHENKER: Транснациональное решение для логистики

SCHENKER: Транснациональное решение для логистики

Создана глобальная Linux-система распределенной архивации всех коммерческих и транспортных документов Шенкер с доступом из 650 точек, интегрированная с рабочими процессами крупного европейского перевозчика. Реализована полная автоматизация рабочего процесса: удаленное электронное подтверждения получения груза с официальным подписанием и архивированием документов, и возможностью проверить статус груза через интернет-портал Шенкер.

Ситуация

Schenker & CO AG является ведущей компанией в Австрии по логистике и доставке грузов. Ее главный офис расположен в Вене. Компания работает по всей Южной и Восточной Европе. Хранение всей деловой документации в фирме было децентрализованным и неструктурированным, что крайне затрудняло поиск и обработку требуемых документов.

Постановка задачи

Внедрение системы управления информационными ресурсами предприятия и workflow позволит сотрудникам компании получить доступ к любой корпоративной документации независимо от их местонахождения. Это сэкономит рабочее время, так как структурированная база данных значительно облегчит поиск и извлечение необходимо документа.

Решение

Компания Schenker выбрала систему ЭЛАР Саперион, основываясь на ее надежности, модульности и возможности развивать первоначальную конфигурацию, а также на широм потенциале и простоте интеграции в существующие бизнес-процессы предприятия.

На первом этапе реализации проекта анализировались типы и общее количество документов, получаемых представительствами компании за год, и частота запросов в представительства. После этого все запросы были разделены на две категории: внутрикорпоративные и входящие. Затем компания определила, какие документы будут отсканированы, помещены в архив и включены в электронный документооборот (например, входящие и исходящие накладные, уведомления о доставке). Систему ЭЛАР Саперион установили на рабочие места сотрудников, что дало возможность работать с документами в многопользовательском режиме.

«Внедрение системы значительно повысило производительность предприятий компании»
Сюзанна Шутц, ИТ-директор компании Schenker & CO AG (Юго-Восточная Европа).

Подготовленные исходящие накладные индексируются и помещаются в архив системы с помощью COLD—модуля, где они надежно хранятся и откуда могут быть извлечены по запросу пользователя.

Заархивированные договора, накладные, уведомления о доставке объединяются с соответствующими записями и хранятся в системе в оригинальном формате. Распечатанная электронная копия имеет юридическую силу бумажного оригинала (в соответствии с западным законодательством).

Вторая стадия проекта включала в себя оцифровку документации. Для этого в Австрии 250 грузовиков оборудовали сканерами. Распечатанные транспортные накладные были заменены штрих-кодами, которые сканировались непосредственно на месте и помещались в архив системы. Сейчас клиенты во всем мире (а теперь и российские заказчики, зайдя на российский сайт компании www.schenker.ru), могут отправить запрос и, обратившись online к системе, получить исчерпывающую информацию о местонахождении груза. Поиск займет меньше одной секунды. После доставки груза получатель расписывается на экране портативного прибора, подтверждая факт доставки. Подпись клиента в виде sms-сообщения отправляется на сервер, связанный с архивом системы, где она автоматически вставляется в заархивированный бланк заказа.

Решение на платформе ЭЛАР Саперион постоянно улучшается и модернизируется. В связи с успехом замены бумажной документации системой сканирования штрих-кодов, масштабы проекта существенно выросли. Сейчас в компании готовится к выполнению следующий проект, который в данное время находится на стадии экспертизы: на основе системы компания планирует организовать быструю архивацию входящей документации, поступающей со всей территории Австрии. Комментируя данный план, Сюзанна Шутц отметила, что компания ожидает быструю экономическую отдачу от обоих проектов.

Эффект от внедрения

• Значительно сократилось время обработки запросов к корпоративной базе данных.
• За счет быстрой обработки документов постоянно повышается производительность компании.
• Удовлетворены все требования корпорации Schenker к системе управления информационными ресурсами предприятия и workflow.
• Благодаря широким возможностям масштабирования платформы ЭЛАР Саперион, обновление системы в любых представительствах компании производится без всяких затруднений.
• Обеспечен мгновенный доступ к статистической информации по отправленным грузам.

Все проекты, выполненные на основе системы ЭЛАР Саперион, быстро окупаются.