Электронный архив Администрации ОАО «Газпром»

Электронный архив Администрации ОАО «Газпром»

Постановка задачи

Необходимость ускорения сроков подготовки решений при управлении деятельностью ОАО «Газпром» потребовало усовершенствовать информационное обеспечение всех процессов в компании. Речь идет, в том числе, о документах, которыми располагают архивы структурных подразделений холдинга. Предоставление руководителям и специалистам департаментов и управлений актуальной и достоверной информации возможно только на основе организации оперативного доступа к документам, который осуществляется с помощью использования современных информационных технологий.

Внедрение системы электронного архива (далее — ЭА) ОАО «Газпром» обеспечить требуемую эффективность процессов управления за счёт:

• полноценного доступа к документам и данным;
• их своевременного предоставления по запросам пользователей;
• учёта поступления, хранения и выбытия законченных делопроизводством бумажных дел, хранящихся в архиве и подразделениях компании.

Основные процессы системы электронного архива должны были являться составной частью бизнес- процессов документационного обеспечения деятельности подразделений ОАО «Газпром». Область применения ЭА — документационная поддержка процессов управления и архивного дела в департаментах и управлениях холдинга.

Решение

Основным фактором, повлиявшим на выбор платформы для управления документами и электронным архивом, стало то, что в 2003 году корпорацией ЭЛАР создан действующий макетный образец ЭА, позволяющий решать реальные задачи работников Департамента управления делами. Макетный образец был построен с целью внедрения системы в других подразделениях ОАО «Газпром». В 2004 году были проведены научно-исследовательские работы, определившие концептуальные подходы к построению ЭА, создан и передан в эксплуатацию Департамента по управлению делами программно-аппаратный комплекс ЭА.

С 2005 года осуществлялось создание и внедрение системы электронного архива ОАО «Газпром» на основании «Программы развития и внедрения ИУС в Администрации и на объектах ОАО „Газпром“ на 2005-2006гг. по инвестиционному проекту создания отраслевой интегрированной информационно-управляющей системы (ОИИУС)».

Разработки и внедрение системы «Электронный архив ОАО «Газпром» осуществлялись поэтапно. На первом этапе создана система, имеющая в своём составе десять модулей электронного архива (МЭА) и один модуль участка ввода (МУВ), реализованных в структурных подразделениях Администрации холдинга (см. рис.1).

Рис. 1. Модули электронного архива в структурных подразделениях администрации

Включение в контур ЭА подразделений осуществлялось при выполнении последующих очередей работ по созданию системы в соответствии с планами и программами развития и внедрения информационных систем ОАО «Газпром».

На втором этапе реализована система «Электронный архив документов имущественного комплекса ОАО „Газпром“ и его дочерних обществ» — масштабный проект, охвативший администрацию ОАО «Газпром» и 64 дочерних общества на территории всей России.

1. Архитектура и функциональный состав ЭА

Компоненты архитектуры ЭА определяются организационной структурой подразделений ОАО «Газпром» — пользователей системы, а также принципами интеграции с используемыми в подразделениях Общества информационными системами (системой электронного сопровождения порядка учёта листов согласования проектов договоров ОАО «Газпром» и программным комплексом «Единый реестр прав на недвижимое имущество»).

1.2. Функциональные подсистемы ЭА

Архитектура ЭА Администрации ОАО «Газпром» (см. рис. 2.) построена в соответствии со следующими основными принципами:

• хранение электронных документов в едином специализированном программно- техническом комплексе;
• централизованное хранение всех архивов департаментов;
• централизация хранения индексных данных, описывающих документы департамента, в БД электронного архива департамента;
• обеспечение полного контроля собственника информации над доступом к информационному ресурсу;
• применение стандартизованных и унифицированных программно-технических средств для интеграции с внешними АС;
• максимальное использование готовых программно-технических компонентов при разработке, внедрении и текущем сопровождении ЭА.

Рис. 2. Архитектура и функциональный состав ЭА

Для обеспечения указанных принципов в составе ЭА, построенной на базе ECM-системы ЭЛАР Саперион, выделены шесть функциональных подсистем.

Подсистема хранения

Обеспечивает отказоустойчивое оперативное и долговременное хранение электронных образов документов, баз данных системы электронного документооборота, принятых на архивное хранение, резервных копий баз данных СЭД и ЭА, обработку запросов на выдачу из хранилища или помещение в него документа и т.д.

Подсистема текущего ввода

Обеспечивает создание и редактирование электронной карточки архивного документа, сканирование документов и обработку изображений для ЭА и других АС, индексирование архивных документов по наборам полей, соответствующим типу документа, распознавание электронных образов текстовых документов; индексирование и загрузку в электронное хранилище электронных документов и данных из внешних систем. Подсистема ввода документов ЭА создана на базе Отдела ведения реестра правоустанавливающих документов (далее — ОВРПД) Департамента по управлению недвижимым имуществом и корпоративным отношениям. Такое решение обосновано относительно большим объёмом документов, поступающих в ОВРПД (несколько тысяч в неделю), наличием в отделе аппаратных средств сканирования документации и функционированием программного комплекса ЕРП (ПК «Единый реестр прав»), документы которого помещаются в хранилище ЭА.

Подсистема обработки документов

Обеспечивает формирование запросов на выдачу документа или/и его реквизитной информации, подготовку подборок документов, статистических отчётов и аналитических обзоров; поиск электронных образов документов, находящихся на архивном хранении, по рубрикам, словарям, атрибутам, ключевым словам, контексту.

В подсистеме также осуществляются функции автоматизации архивного дела: автоматизированное формирование учётных документов бумажного архива при хранении, приёме, выдаче, уничтожении архивных документов, ведение научно-справочного аппарата (НСА); предоставление данных о наличии, местонахождении и движении единиц хранения в бумажном архиве.

Подсистема управления

Обеспечивает конфигурирование и настройку элементов программно-технического комплекса ЭА, настройку всех клиентских рабочих мест, администрирование базы учётных записей пользователей архива, управление доступом пользователей к информационным ресурсам, восстановление системы после сбоев, импорт информационного ресурса при залповом вводе документов в архив и т.д.

Подсистема защиты информации

Обеспечивает разграничение и контроль доступа пользователей к ресурсам ЭА ведение журналов учёта доступа к каждому архивному документу, оповещение администратора о попытках несанкционированного доступа (НСД) к ресурсам. Подсистема обеспечивает целостность и защиту от искажений электронных копий документов с момента их создания до момента санкционированного выбытия из архива, закрытие части изображения электронной копии документа от просмотра в соответствии с правами доступа, хранение документов ЭА в закодированном виде, поддержку цифровой аутентификации электронной подписи.

Подсистема интеграции с внешними информационными системами

Обеспечивает возможность подключения других АС, имеющих унифицированные интерфейсы, доступ к электронным архивным документам ЭА из интерфейсной оболочки клиентских приложений внешних информационных систем, синхронизацию БД учётных записей ЭА с БД учётных записей пользователей ИВС ОАО «Газпром».

1.3. Разработка типовых тиражируемых технологических решений

Типовые технологические решения, включающие в себя пакет технологической документации и программных средств, предоставят возможность эксплуатирующей организации или другой организации, не являющейся разработчиком этих решений, самостоятельно разворачивать отдельные модули и организовывать массовый ввод информационных ресурсов в ЭА. Перечень типовых технологических решений включает в себя следующие модули:

• модуль электронного архива подразделения;
• модуль участка ввода подразделения;
• модуль сопряжения с внешними автоматизированными системами;
• организацию поточной обработки больших массивов документов залповым вводом.

Типовые технологические решения передаются заказчику на стадии пуско-наладочных работ.

1.4. Интеграция с другими системами

Для обеспечения оперативного доступа к архивным документам, которые хранятся в ЭА через клиентские места системы и через клиентские места внешних АС, взаимодействующих с ЭА, осуществлена программная интеграция со следующими системами (см. рис. 3.):

• ПК «Единый реестр прав на недвижимое имущество»;
• Информационная система «Порядок учёта листов согласования проектов договоров, заключаемых ОАО «Газпром»;
• Система «Документооборот-2000».

Рис. 3. Интеграция ЭА с информационными системами ОАО «Газпром»

Система ЭЛАР Саперион содержит уникальные идентификаторы документов, соответствующие идентификаторам в информационных системах ОАО «Газпром», что обеспечивает взаимодействие с ними электронного архива. Интеграция ЭА с другими АС осуществлена на основе открытых стандартов взаимодействия с использованием технологий COM и Web.

2. Автоматизация работы архива

Автоматизация архивного дела Администрации осуществлена в соответствии с рекомендациями «Основные правила работы архивов организаций» ВНИИДАД, 2003 г.

Система автоматизации архивного дела (СААД) Администрации ведёт в электронном виде учёт использования бумажных документов, хранит конфиденциальные сведения (информацию с грифами «ДСП» и «Коммерческая тайна» и персональную информацию). Также СААД обеспечивает работу с данными о документах временного и постоянного сроков хранения и документах по личному составу, которые хранятся в центральном архиве организации, в подразделениях и входящих в номенклатуру дел подразделения.

Создан электронный НСА архива, который учитывает документы в составе единиц хранения (дел). Поддерживаются многоуровневые архивные шифры (№ Фонда, № Описи, № Тома, № Дела, № Документа, № Листа). Ведётся в электронном виде учёт работы с фондом пользования (аудит доступа) в соответствии с корпоративными требованиями.

В системе осуществляется поиск в едином хранилище документов и реквизитов документов и дел (по электронной карточке документа), оформление их выдачи из архива, включая выдачу статистической информации об использовании, печать документов, предназначающихся для отправки в другие организации (акты уничтожения и т.п.), и листов-заместителей дел. Формируются выходные формы учётных документов архива:

1. Документы о составе и объёме архивных документов (паспорт архива);
2. Документы о составе и объёме научно-справочного аппарата;
3. Книга учёта поступлений и выбытия документов;
4. Карточки пофондового и постеллажного топографического указателя;
5. Акты выделения к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
6. Списки документов, соответствующие поисковым запросам потребителей информации;
7. Акт выдачи бумажных документов во временное использование;
8. Карты-заменители дела (в случае выдачи бумажных дел потребителю для временного использования);
9. Акты изъятия подлинных единиц хранения, документов;
10. Карточки учёта и акты необнаружения документов, пути розыска которых исчерпаны;
11. Акты передачи архивных дел на госхранение.

Все перечисленные формы выходных документов соответствуют правилам, установленным нормативными документами Росархива.

При автоматизации деятельности архива Администрации обеспечена аутентичность электронных копий документов их бумажным оригиналам.

3. Обеспечение информационной безопасности

3.1. Принципы обеспечения информационной безопасности

ЭА не предусматривает собственных средств администрирования безопасности, включая учёт и регистрацию пользователей, а также специальных средств защиты информации от НСД. За исключением того, что необходимо обязательно обеспечить кодирование документов и их аутентификацию в соответствии со стандартами ОАО «Газпром» ОСТ 51 06-98, ОСТ 51 07-98, ОСТ 51 08-98, ОСТ 51 09-98. Для этого из состава используемых в настоящее время в ОАО «Газпром» средств обеспечения информационной безопасности при разработке ЭА используются средства технологии «Газкодбанк» (в открытой печати ей соответствует технология «Криптобанк»). Соблюдение требований как отечественных, так и международных нормативных документов по информационной безопасности реализуется общесистемными средствами.

3.2. Разграничение доступа пользователей к ресурсам ЭА

В качестве базового уровня доступа для всех пользователей системы устанавливается разрешение на поиск и просмотр документов только своего отдела и общих документов управления, департамента и ОАО «Газпром». Все остальные функции системы запрещены, если не указано иначе индивидуально для каждой категории пользователей.

В зависимости от прав доступа, пользователю может предоставляться следующая документная информация:

1. Список реквизитов документа.
2. Электронный образ документа (полностью или частично).
3. Текстовый документ в формате RTF — результат распознавания электронного образа документа.
4. Бумажная копия документа или фрагмента документа, представляющая собой распечатку электронного образа или его фрагмента.

Структура разграничения доступа к ресурсам и функциям реализована с помощью определения списков доступа к функциям и документам в соответствии с профилем деятельности средствами администратора ЭА.

4. Массовый перевод документов в электронный вид и наполнение ЭА информационными ресурсами

В рамках проекта проведено сканирование, ретроконверсия и загрузка документов. Этим процессам предшествовало обследование, включающее определение характеристик и согласование объёмов массивов документов, подлежащих переводу в электронный вид.

Оцифровка проводилась на территории заказчика — в Администрации ОАО «Газпром». Была организована доставка и размещение сканирующего оборудования и проведён перевод в электронный вид заранее определённых документных массивов. Затем осуществлено индексирование электронных образов документов (создание баз индексных данных универсального формата со ссылками на электронные образы документов). Полученный информационный ресурс был загружен в систему ЭА.

В систему ЭА Администрации ОАО «Газпром» были загружены документы следующих основных видов:

• Административные документы;
• Финансово-бухгалтерские документы;
• Отчёты, справочные документы;
• Документы правового обеспечения и другие.

В результате работ по проекту в систему загружено 405 850 документов шести департаментов ОАО «Газпром», что составило 1 337 055 листов документов.

5. Результаты внедрения первого этапа

Обеспечена централизация хранения документов в едином специализированном программно- техническом комплексе, а также централизация хранения индексных данных, описывающих документы, в единой БД. При этом собственник информации имеет полный контроль над доступом к информационному ресурсу.

Разработаны типовые технологические решения, включающие в себя пакет технологической документации и программные средства:

• модуль электронного архива подразделения;
• модуль участка ввода подразделения;
• модуль сопряжения с внешними автоматизированными системами;
• организация поточной обработки больших массивов документов залповым вводом.

Внедрён модуль полнотекстового поиска для построения поискового запроса на естественном языке и обеспечения нечёткого поиска на основе семантической сети.

Осуществлена программная интеграция с используемыми в Администрации системами (ПК «Единый реестр прав на недвижимое имущество», ИС «Порядок учёта листов согласования проектов договоров», «Документооборот-2000»), что обеспечило оперативный доступ к архивным документам ЭА через клиентские места внешних АИС.

Всё это позволило существенно повысить эффективность процессов управления за счёт сокращения доступа к необходимым данным и документам. При этом пользователи в департаментах и управлениях Администрации работают в привычном интерфейсе с используемых в ОАО «Газпром» автоматизированных информационных систем.

6. Электронный архив документов имущественного комплекса ОАО «Газпром» и его дочерних обществ

На втором этапе реализована система «Электронный архив документов имущественного комплекса ОАО „Газпром“ и его дочерних обществ» (далее — ЭА ДИК), предназначенная для автоматизации процессов обеспечения сотрудников трех управлений Департамента по управлению имуществом и корпоративным отношениям Администрации ОАО «Газпром» (далее — Администрации) и дочерних обществ ОАО «Газпром» (далее — ДО) документами имущественного комплекса.

Целью создания системы ЭА ДИК является повышение эффективности работы Департамента по управлению имуществом и корпоративным отношениям и дочерних обществ ОАО «Газпром» в части учёта, анализа информации об имущественном комплексе и ведения соответствующих БД. Цель достигается за счёт повышения оперативности учёта, обновления и поиска фактографической информации, а именно электронных образов юридически значимых документов, обрабатываемых в существующих бизнес-процессах.

6.1. Структура ЭА ДИК

В соответствии с модульным принципом построения и требованиями Технического задания в составе системы ЭА ДИК выделены следующие подсистемы (см. рис. 4.):

• подсистема электронного архива Департамента по управлению имуществом и корпоративным отношениям Администрации ОАО «Газпром», включающая:
  • o программно-технический комплекс серверной части;
  • o модуль электронного архива Управления по работе с недвижимым имуществом и землепользованию;
  • o модуль участка ввода Управления по работе с недвижимым имуществом и землепользованию;
  • o модуль электронного архива Управления долгосрочных вложений;
  • o модуль электронного архива Управления по организации работы с имуществом.
• подсистемы электронных архивов дочерних обществ (ПЭА ДО), реализованные на основе решения «Типовой электронный архив дочернего общества ОАО «Газпром».

Рис. 4. Подсистемы ЭА ДИК

6.2. Подсистема электронного архива Департамента по управлению имуществом и корпоративным отношениям Администрации ОАО «Газпром»

Подсистема включает:

• программно-технический комплекс серверной части;
• модуль электронного архива Управления по работе с недвижимым имуществом и землепользованию;
• модуль участка ввода Управления по работе с недвижимым имуществом и землепользованию;
• модуль электронного архива Управления долгосрочных вложений;
• модуль электронного архива Управления по организации работы с имуществом.

6.3. Подсистема электронного архива дочернего общества

ПЭА ДО предназначена для автоматизации процессов ввода, учёта, хранения и использования правоустанавливающих, правоподтверждающих документов и учётно-технической документации, а также документов по непрофильными активам в дочернем обществе.

ПЭА ДО состоит из следующих компонент:

• программно-технический комплекс серверной части;
• компонента электронного архива подразделения ДО по работе с правоустанавливающими, правоподтверждающими документами и учётно-технической документацией;
• компонента электронного архива подразделения ДО по работе с непрофильными активами ДО ОАО «Газпром»;
• рабочее место (рабочая станция) оператора сканирования.

Рис. 5. Функциональные компоненты ПЭА ДО

В свою очередь программно-технический комплекс ПЭА ДО состоит из следующих функциональных компонент (см. рис. 6.):

• серверы управления электронным архивом, хранением данных и БД
• специализированный комплекс хранения данных (СКХД): библиотека DVD для
• хранения электронных образов документов
• рабочее место администратора ЭА для управления компонентами и ресурсами
• программно-технического комплекса серверной части ПЭА ДО
• автоматизированные рабочие места следующих типов:
  • o рабочее место «Оператор сканирования» — 2 шт. (одно РМ с использованием планетарного сканера и одно с использованием скоростного документного сканера).
  • o рабочее место «Оператор индексирования» — 1 шт.
  • o рабочее место поиска — 5 шт.

6.4. Подсистема информационного взаимодействия

Предназначена для обмена индексными данными и электронными документами имущественного комплекса между подсистемами ЭА ДИК и интеграции ЭА ДИК со смежными автоматизированными системами: ПК ЕРП («Единый реестр прав на недвижимое имущество»), ПК УАДВ («Учёт и анализ долгосрочных вложений»), ПК УАСИ («Учёт и анализ сведений о непрофильном имуществе).

Рис. 6. Информационное взаимодействие между подсистемами ЭА ДИК и смежными автоматизированными системами

Для предоставления оперативного доступа к документам, хранящимся в системе ЭА ДИК, с рабочими местами программных комплексов устанавливаются связи между базами данных Администрации и дочерних обществ ОАО «Газпром» и осуществляется привязка электронной копии документа к записи о нём в программном комплексе на уровне Администрации.

Процедуры устанавливают связи, сопоставления и привязки документа и выполняются пользователями и администраторами в автоматическом и ручном режимах. Из карточки программного комплекса электронный документ может быть открыт для просмотра и печати.

В рамках информационного взаимодействия подсистемы электронного архива дочерних обществ ОАО «Газпром» (ПЭА ДО) с подсистемой электронного архива Департамента по управлению имуществом и корпоративным отношениям ОАО «Газпром» обеспечивается передача массивов электронных копий архивных документов и обновление записей баз данных индексной информации электронных документов.

6.5. Массовый перевод документов в электронный вид и наполнение ЭА информационными ресурсами

Сканирование проводилось на территории заказчика — в дочерних обществах. Была организована доставка и размещение сканирующего оборудования и осуществлена оцифровка заранее опредёленных документных массивов. Затем проведено индексирование электронных образов документов (создание баз индексных данных универсального формата со ссылками на электронные образы документов). Полученный информационный ресурс был загружен в систему ЭА Администрации. Всего в ДО обработано 1 374 749 листов документации.

В систему ЭА ДИК были загружены документы следующих основных видов:

• правоустанавливающие, правоподтверждающие документы на недвижимое имущество (учредительные документы, свидетельства о государственной регистрации права, решения суда и т.д.);
• учётно-техническая документация (свидетельства о присвоении учётного номера, инвентаризационно-техническая документация, кадастровые планы, акты приёмки законченного строительством объекта и т.д.);
• документы по учёту долгосрочных вложений.

6.6. Результат внедрения ЭА ДИК ОАО «Газпром» и его дочерних обществ

В результате внедрения «Электронный архив документов имущественного комплекса ОАО «Газпром» и его дочерних обществ решены следующие основные задачи:

1. Обеспечен поиск и предоставление пользователям требуемой документальной информации;
2. Осуществлён перевод первичных документов на объекты имущественного комплекса Администрации ОАО «Газпром» и его дочерних обществ в электронный вид;
3. Осуществлена привязка электронных документов ЭА ДИК к записям соответствующих подсистем системы управления имуществом (интеграция ЭА ДИК с компонентами ПК «Единый реестр прав на недвижимое имущество», ПК «Учёт и анализ долгосрочных вложений», ПК «Учёт и анализ сведений о непрофильном имуществе);
4. Созданы структурированные высоконадежные хранилища электронных документов в дочерних обществах ОАО «Газпром»;
5. Реализован обмен электронными документами между дочерними обществами и Администрацией ОАО «Газпром».

Всё это обеспечило повышение эффективности работы Департамента по управлению имуществом и корпоративным отношениям в части учёта и анализа информации об имущественном комплексе дочерних обществ ОАО «Газпром». Специалисты Департамента используют в работе фактографическую информацию — электронные образы юридически значимых документов.