Электронный архив президента РФ

Электронный архив президента РФ

Заказчик

Администрация Президента Российской Федерации обеспечивает деятельность главы государства, создает условия для реализации Президентом РФ его конституционных полномочий. Многогранность работы главы государства предполагает широчайший спектр деятельности. Администрация готовит проекты указов, распоряжений, поручений, обращений, иных документов, контролирует и проверяет исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений и представляет Президенту соответствующие доклады. В Администрации анализируются: информация о социально-экономических, политических и правовых процессах в стране и мире; обращения граждан; предложения общественных объединений и органов местного самоуправления. На основе обрабатываемых материалов готовятся доклады Президенту РФ.

Описание проблемы

В Архиве Президента Российской Федерации реализована традиционная система поступления, обработки, хранения и поиска архивных документов. Однако, рост количества поступающих запросов и необходимость увеличения скорости ответа на них приводят к все возрастающим требованиям к работе архива органа государственной власти. Помимо вышеперечисленного, труд специалистов осложняется большим объемом хранимого бумажного архива (порядка 15 000 000 документов в архиве Президента Российской Федерации, при ежегодном пополнении — 1 000 000 документов).

Кроме того, многие документы обладают высокой исторической ценностью, поэтому очень остро встает вопрос обеспечения их надежного хранения. В УИС Спецсвязи ФСО создан участок ввода, однако его производительность (200-500 страниц в день) не позволяет быстро осуществить перевод документов в электронный вид.

Постановка задачи

Целью проекта являлось обеспечение ввода, обработки, хранения и поиска документов Архива Президента Российской Федерации в электронном виде для максимально быстрого, качественного и полного получения информации по запросам Администрации Президента РФ и сторонних пользователей, а также выдачи документов или сведений по ним.

Описание проекта

В рамках выполнения проекта:

• разработана технология залпового сканирования и индексирования образов документов;
• создана технология надежного сохранения и восстановления информации;
• создана система интеграции с существующей в Администрации Президента РФ системой «Архив» и системой контекстного поиска Convera;
• обеспечено протоколирование всех действий при вводе документов в архив (сканирование, обработка изображений, индексирование, распознавание, загрузка в архив);
• обеспечена возможность доступа к документам, хранящимся в ЭАП из системы делопроизводства Администрации Президента РФ (с учетом разграничения прав доступа).

Система ЭАП реализует следующие функции:

• сканирование документов в соответствии с определенными настройками, порядком и правилами на сканерах, спецификация которых определяется характеристиками обрабатываемых документов;
• повышение качества изображений отсканированных электронных копий документов;
• полное или частичное распознавание текста и параметров документа;
• выгрузка электронных изображений и их атрибутов во внешнюю БД любого типа;
• предоставление статистической информации об обрабатываемых документах, маршруту и операциях их обработки, действиях операторов, участвовавших в производственном процессе;
• учет пользователей системы ЭАП;
• выполнение поиска по массиву электронных документов с возможностью формирования тематических подборок;
• регистрация запросов в базе данных, поступивших от сотрудников Администрации Президента РФ по телефону на поиск документов в электронном архиве;
• просмотр списка зарегистрированных запросов;
• просмотр деталей отдельного запроса с возможностью установления его статуса.

Структурная схема системы ЭАП:

Ядром системы ЭАП является система архивного хранения ЭЛАР Саперион, которая представляет собой систему управления документами, обеспечивающую поиск и доступ к электронной информации в пределах организации. Хранение документов в архивах и хранилищах информации, а также управление документами являются основными элементами данной системы. ЭЛАР Саперион управляет и объединяет всю информацию в более эффективной и продуктивной среде, с помощью ясной категоризации, высокоскоростного доступа, эффективной маршрутизации и взаимодействия с другими пользователями и приложениями.

Система управления электронным архивом ЭЛАР Саперион выполняет следующие функции:

• хранение в архиве неограниченного объема электронных документов различного типа, в том числе отсканированных образов документов, текстовых файлов в форматах текстовых редакторов, файлов чертежей, созданных в системах CAD/CAM, фото- и видеоматериалов;
• поиск документов по запросам и выдачу документов пользователю;
• обеспечение информационной безопасности;
• полное восстановление данных после сбоев;
• автоматическое распознавание текста и штрих-кодов;
• подключение внешних баз данных;
• протоколирование событий в системе.

На сегодняшний день в Администрации Президента РФ установлена ЭЛАР Саперион, организовано 10 поисковых клиентов, 6 клиентов сканирования и ввода, 6 клиентов ввода, 1 административный клиент.

На данный момент в систему загружено более 6 000 000 образов следующих типов документов:

• Указы Президента РФ;
• Распоряжения Президента РФ;
• Федеральные конституционные законы;
• Федеральные законы;
• Материалы к указам и распоряжениям Президента РФ;
• Входящие документы;
• Исходящие документы Администрации.

В целях обеспечения ввода документов на территории Администрации Президента Российской Федерации развернуто два центра ввода:

• на территории Архива Президента Российской Федерации;
• на территории УИС Спецсвязи ФСО России.

В состав каждого из центров входит:

• 2 промышленных поточных сканера Элар СКАМАКС с необходимым программным обеспечением для высокопроизводительного ввода больших объемов расшитых документов;
• книжный сканер Элар ПланСкан с необходимым программным обеспечением для ввода не расшиваемых документов, а также документов нестандартного формата;
• Сканер Fujitsu для проведения рескана.

Технологические участки позволяют обеспечивать производительностью до 20 000 листов бумажных документов в день.

Для хранения отсканированных образов используется:

• роботизированный накопитель NSM-6000 для DVD-дисков, предназначенный для записи и хранения информации в формате системы ЭЛАР Саперион;
• Дисковая библиотека: 2 накопителя MSA-1000 на жестких дисках (для создания основной и резервной копии отсканированных и проиндексированных папок дел);
• Дисковая библиотека: 3 накопителя MSA 30 DB на жестких дисках.

Срок реализации проекта:

2002 — разработка системного проекта

2003-2008 — создание информационного ресурса, создание и модернизация программного обеспечения системы ЭАП.

Результаты

Результатом работы является факт сдачи в эксплуатацию электронного Архива Президента Российской Федерации и получения следующих реальных преимуществ при работе заинтересованных служб с документами:

• сокращение времени поиска и подборки документов (дел);
• обеспечение одновременной работы с одним документом (делом) нескольких пользователей;
• увеличение надежности и сроков хранения оригиналов бумажных документов;
• исключения возможности утери и подмены документов в архиве за счет сохранения всех версий документа, а также наличия протоколов с регистрацией всех операций, которые производились с этим документом;
• значительное снижение трудозатрат при инвентаризации документов архива и финансовых затрат тиражирования отдельных документов;
• возможность получения неограниченного числа копий документа без обращения к оригиналу.