МЧС

Электронный фонд пользования МЧС РФ

Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (МЧС России) занимается реализацией государственной политики в области предотвращения катаклизмов природного, техногенного и экологического характера. Структура министерства состоит из головной организации и большого количества региональных подразделений, основной функцией которых является обеспечение безопасности населения и территорий.

Проблема

Одной из задач МЧС России является создание страхового фонда документации (СФД) на объекты повышенного риска, системы жизнеобеспечения и обеспечение информацией в экстренных ситуациях. Согласно Постановлению Правительства РФ №65 от 18 января 1995 г., страховой фонд документации и фонд пользования формируются на основе бумажных оригиналов документов, переведенных на микроносители. Однако при использовании микрографического фонда пользования возникает ряд проблем, связанных с быстротой поиска документов, сложностью их отправки в штабы по ликвидации чрезвычайных ситуаций.

Для повышения эффективности использования документов оперативного пользования было принято решение создать электронный фонд пользования СФД на основе программного обеспечения ЭЛАР Саперион.

Решение

На начальном этапе было проведено обследование и разработан проект системы электронного архива страхового фонда документации (ЭА СФД-Архив) на базе ЭЛАР Саперион.

Разработанная система обеспечивает:

• организацию централизованного архива электронных копий документов
  с обеспечением надежного долговременного хранения документов,
• предоставление одновременного доступа пользователей к одному документу
  с использованием поиска по любому набору полей (таких как дата, гриф, инвентарный номер микрофиши),
• оперативную подготовку копий пакетов документов по различным объектам,
• интеграцию с системами ввода и хранения информации.

На следующем этапе был сформирован первоначальный информационный электронный ресурс, состоящий из образов документов и их индексов, разработан модуль текущего ввода, а также средство поиска информации – карточки, содержащие поля реквизитов. Разработанная экранная форма позволяет масштабировать изображения найденных электронных образов микрофиш. Документы фонда пользования, размещенные на микроносителях (микрофишах) были оцифрованы на производственном участке корпорации «ЭЛАР».

Все полученные образы микрофишей и их индексная информация были загружены в систему ЭА СФД-Архив под управлением программного обеспечения ЭЛАР Саперион. В качестве хранилища информационного ресурса был использован комплекс хранения данных на оптических носителях: роботизированная библиотека ЭЛАР НСМ 3000U, которая позволяет надежно и долговременно хранить более 1 ТБ информации.

Для организации последующего текущего ввода документов и микрофишей было установлено высокопроизводительное оборудование. Поточный цветной сканер ЭЛАР Скамакс 3000 С80 предназначен для сканирования расшитых документов формата до А3+. Сшитые документы формата до А1 вводятся в систему с помощью планетарного цветного сканера ЭЛАР ПланСкан. Полученные электронные образы документов или микрофиш индексируются и загружаются в систему электронного архива, после чего становятся доступны для поиска, редактирования и печати.

Результаты

Доступность информации

Внедрение системы управления электронным фондом пользования позволило повысить доступность документации. Теперь с одним и тем же документом может работать более 5 человек одновременно. В случае ликвидации чрезвычайных ситуаций и последствий возможных террористических актов, когда требуется мгновенная реакция, поиск любого документа и его пересылка занимает не более 30 секунд.

Надежное хранение

Организованная система хранения данных гарантирует сохранность информации электронного фонда сроком более 50 лет.

Актуализация

Создание Центра Обработки Данных предоставило возможность пополнять электронный фонд новыми актуальными документами. Установленные промышленные сканеры способны обработать более 7 тысяч страниц в день.