Система электронного архива ОАО «НЛМК»

Группа НЛМК — ведущий поставщик слябов и трансформаторной стали в мире. При производственной мощности более 15,7 миллионов тонн стали, НЛМК является крупнейшим российским поставщиком продукции с высокой добавленной стоимостью, включая прокат с полимерным покрытием, оцинкованную и электротехническую сталь, а также сортовую металлопродукцию. Головное предприятие группы — Новолипецкий металлургический комбинат.

Задачи

Промышленная группа НЛМК включает в себя несколько десятков территориально распределенных предприятий (добывающие, обрабатывающие, сбытовые и пр.). Для организации эффективного управления подобной структурой необходима интеграция всех бизнес-единиц группы как на управленческом, так и на процессном уровне. В первую очередь оптимизация коснулась процессов ведения бухгалтерского и налогового учета и управления первичными документами для предприятий холдинга.

Для реализации единых методик обработки первичных документов на предприятиях группы было принято решение о внедрении единого электронного архива бухгалтерских документов группы НЛМК.

Решение

В качестве платформы для создания электронного архива использовалось ПО ЭЛАР Саперион, предназначенная для хранения и управления корпоративной информацией, организации сервисов поиска, оперативного доступа и защиты документов.

Электронный архив НЛМК — это система хранения и управления первичными бухгалтерскими документами, состоящая из нескольких функциональных модулей:

• Участки перевода документов в электронный вид (сканирующее оборудование, принтеры штрих-кодов, программное обеспечение для обработки электронных образов документов);
• Система ЭЛАР Саперион, обеспечивающая надежное долговременное хранение, удобные сервисы поиска и оперативный многопользовательский доступ к первичным бухгалтерским документам;
• Модуль взаимодействия системы электронного архива с учетными системами 1С различных конфигураций (двусторонняя связь систем с возможностью прямого обращения к образу документа по учетным данным из 1С).

В учетный центр НЛМК поступает до 10 тысяч первичных документов в день. Для обработки таких объемов используется распределенная система ввода. Документы оцифровываются на местах, производится их первичная регистрация и загрузка в централизованный электронный архив. Подобная схема загрузки документов позволяет сократить расходы на пересылку документации между подразделениями группы компаний и обеспечить многопользовательский доступ к информации удаленных подразделений.

Исходящие документы формируются из учетной системы 1С с предварительно нанесённым штрих-кодом (выступает в роли уникального идентификатора), затем документ распечатывается и после процедуры согласования и подписания оригинал сканируется. Далее отсканированный документ загружается в электронный архив, где автоматически заполняется его электронная карточка (по распознанному штрих-коду система обращается в 1С и получает атрибуты документа).

Решение позволило функциональным сотрудникам финансовой службы НЛМК перейти на модель безбумажного документооборота, сократить трудозатраты на поиск и формирование выборок документов и сократить риски утери и порчи документов.

Преимущества

Процедура авторизации пользователя в системе электронного архива осуществляется без ввода логина и пароля — права выдаются по матрице доступа из Active Directory. Данная функция позволяет разграничивать права пользователей в различных системах централизованно.

Для отслеживания действий пользователей в системе ведутся аудит-таблицы по всем пользователям и документам.

Используемые в учетной системе и архиве справочники (контрагентов, сотрудников и пр.) централизованно ведутся в SAP, где проводятся все изменения и хранятся эталонные справочники. При изменении данных в справочнике ERP SAP запускается процедура синхронизации данных со справочниками 1С и ЭЛАР Саперион.

Результат

В результате реализации проекта в группе компаний НЛМК внедрен интегрированный программный комплекс, позволяющий полностью автоматизировать процессы документационного обеспечения финансовой службы. Использование электронного архива позволило достичь следующих результатов:

Для группы НЛМК в целом:

• Повысилась прозрачность финансовых бизнес-процессов и контролируемость дочерних компаний.
• Сократились издержки на организацию бумажного документооборота и содержание архива бумажных документов.
• Возросла эффективность работы финансовой службы организации, сократилось количество ошибок.
• Сократились сроки подготовки управленческой отчетности.
• Повысилась эффективность взаимодействия с контролирующими органами.
• Упростились процедуры проведения внутреннего и внешнего аудита.

Для финансовой службы — Учетного центра НЛМК:

• Повысилась эффективность обработки документационных потоков сотрудниками НЛМК.
• Возросла оперативность поиска документов и формирования выборок.
• Все первичные документы доступны из привычных интерфейсов учетных систем.
• Сократились риски утери и порчи документов.