ОМК

Система электронного архива документации Объединенной металлургической компании

Задача

Эффективное управление крупным промышленным холдингом подразумевает высокий уровень прозрачности деятельности всех предприятий. В первую очередь это касается финансовых потоков: от оперативности и достоверности информации зависит качество управленческих решений. Для холдинга, состоящего из десятков территориально распределенных предприятий, оптимизировать процессы управления — стратегически важная задача.

Для повышения эффективности управления финансовыми потоками компании необходимо: во-первых, повысить эффективность и снизить трудозатраты на ведение бухгалтерского и налогового учета для профильных подразделений холдинга. во-вторых, по запросу контролирующих органов быстро представить необходимые документы. И, наконец, обеспечить сохранность и исключить риски утери документов.

Для выполнения этих задач в группе компаний ОМК был принят ряд ключевых решений:

• Стандартизация процессов бухгалтерского, налогового и управленческого учета по всем предприятиям холдинга.
• Создание в рамках компанииединого центра бухгалтерского и налогового учета, компании «ОМК-Аудит».
• Переход на обработку документов в электронном виде, то есть создания единой среды управления документами холдинга.

С развитием бизнеса количество документов увеличивается. Учитывать, хранить и управлять ими становится все сложнее. В результате возрастают расходы на аренду дополнительных дорогостоящих площадей, содержание непрофильного персонала и обслуживание архива. Также повышается риск утраты ценной документации и усложняется процесс ее поиска.

На этапе реорганизации ОМК было принято решение о создании распределенного электронного архива первичной бухгалтерской документации.

При выборе исполнителя компания ОМК оценивала сервисную компанию по нескольким главным критериям:

• Опыт реализации крупных проектов по построению систем электронного архива.
• Опыт и количество реализованных проектов по управлению фондами первичных бухгалтерских документов.
• Цена предложенного решения, совокупная стоимость владения и период окупаемости.

В совокупности ключевым критериям соответствовала корпорация ЭЛАР, обладающая многолетним опытом внедрения электронных архивов и перевода документов в электронный вид.

С учетом реструктуризации бизнес-процессов ОМК и создания объединенного центра обслуживания обслуживания (бизнес-единицы, которая ведет бухгалтерский и налоговый учет всех предприятий группы), перевод документов в электронный вид осуществляется на местах, а обработка передается в объединенный центр.

Для группы ОМК было разработано эталонное решение, состоящее из: системы электронного архива на ПО ЭЛАР Саперион, различных функциональных модулей (электронная комната, автоматическое распознавание документов, интеграционные модули 1C, Oracle eBS, SAP FI, SAP HR, СФМ, Клиент-Банк МИБ и др.). Это решение в различных сочетаниях функциональных модулей внедрено в шести центрах учета ОМК: Москва, Выкса, Владимир, Челябинск, Альметьевск, Чусовой. Между центрами учета организован обмен данными. Каждый центр учета обслуживает определенные юридические лица холдинга.

Решение используют более 500 сотрудников всех предприятий группы.

Для документационной поддержки бизнес-процессов по обработке документов была реализована распределенная система электронного архива СЭАД ОМК.

Внедренное решение позволило:

• Обеспечить единые методики и возможность удаленной обработки документации (в объединенном центре обрабатываются документы территориально удаленных подразделений).
• Избежать рисков непредставления в срок отчетной документации по запросам налоговых органов.
• Обеспечить оперативный доступ к копиям документов, контроль полноты и достоверности поступающей документации.
• Контролировать эффективность работы сотрудников (за счет мониторинга количества обработанных документов).

В ходе проекта с октября 2010 года были автоматизированы процессы по вводу, обработке и хранению первичных документов холдинга. Пилотный проект в московском офисе управляющей компании был запущен в промышленную эксплуатацию в декабре 2010 года. Далее последовал ряд тиражируемых внедрений на производственных площадках в Выксе, Альметьевске и других.

Объединенный центр обслуживания

В структуре центра обслуживания выделены 2 ключевых департамента.

Служба единого окна (СЕО) осуществляет перевод поступающих документов в электронный вид, их первичную регистрацию в электронном архиве и передачу ответственным бухгалтерам. Кроме того, служба обрабатывает запросы от внутренних пользователей на выдачу необходимых комплектов документов.

Бухгалтерия принимает поступившие документы к учету и осуществляет их обработку в учетной системе и электронном архиве. Рабочее место бухгалтера оснащается двумя мониторами, на одном — учетная система (1С, Oracle eBS, SAP), на другом — электронный архив на платформе ЭЛАР Саперион. Таким образом, оптимизированы процессы учета и увеличена эффективность работы профильных специалистов.

Кроме того, внешние аудиторы при проведении проверок работают и с учетными системами и с электронным архивом. Все необходимые документы территориально распределенной группы компаний доступны с рабочего места, что упрощает процедуры аудита.

По итогам внедрения в ОМК внутренней службой качества был проведен социологический опрос сотрудников, использующих систему, который выявил следующее:

• 46% опрошенных отмечают повышение скорости документооборота после внедрения решения;
• 50% отмечают повышение оперативности учетной работы. Документы обрабатываются и принимаются к учету быстрее;
• 38% подтвердили, что решение снизило трудоемкость и повысило качество ведение бухгалтерского и налогового учета;
• 76% пользователей отметили, что решение позволило им легко и быстро искать необходимый документ/пакет документов.

Архитекутра решения

Основой решения является ECM-платформа ЭЛАР Сапероин, обеспечивающая хранение, поиск и оперативный доступ ко всем документам организации и позволяющая автоматизировать ключевые бизнес-процессы холдинга. Система позволяет управлять большими объемами и количеством документов, осуществлять поиск документов по атрибутам, формировать подборки, просматривать документы и их атрибуты, регистрировать изменения.

Архитектура решения на примере одной из производственных площадок:

На базе ЭЛАР Сапероин реализован ряд функциональных модулей: обращение к документам из учетных систем (интеграция с 1С, Oracle eBS, SAP); автоматическая кодировка статусов первичных документов (интеграция с Системой финансового мониторинга); автоматизация ввода документов (OCR-распознавание средствами DPU Scan и ABBYY FlexiCapture); электронная комната (e-room, мониторинг статусов обработки документов для контрагентов ОМК); защищенное хранение персональных данных сотрудников ОМК (интеграция с SAP HR) и другие.

Результаты

Для достижения максимального эффекта от внедрения был решен ряд ключевых задач:

• Организована Служба единого окна — специальное подразделение заказчика, созданное для обработки поступающей документации (сканирование, сортировка, первичная обработка и регистрация документа, передача в учетный центр).
• Бухгалтерские службы полностью переведены на безбумажную обработку документов (принцип «чистого стола»). Бухгалтер получает отсканированный образ документа, прошедший предварительную регистрацию в СЕО.
• Аудиторы получают доступ к электронному архиву и учетным системам, что позволяет оптимизировать процедуры проверок.
• Из привычных интерфейсов учетных систем (1С, SAP R/3) за счет интеграции реализована возможность работы с документами электронного архива: поиск, просмотр, выгрузка, печать.
• Переведен в электронный вид ретроспективный фонд первичных бухгалтерских документов. Оцифровано, проиндексировано и загружено в электронный архивболее 100 000 документов..
• На предприятиях группы реализованы удаленные участки сканирования документов «на местах».
• Проведена интеграция с Системой финансового мониторинга (СФМ) для автоматизации процессов присвоения статусов документам в системе корпоративного документооборота ОМК.
• В электронном архиве реализовано хранение платежных документов из системы Клиент-Банк МИБ. Документы индексируются автоматически при помощи ПО DPU Scan.
• Организовано защищенное хранение сведений и документов о сотрудниках ОМК, интегрированное с модулем SAP HR.
• Внедрена система контроля эффективности работы сотрудников по обработке поступающих документов (на основе статистики по обработанным документам).
• Реализована «Электронная комната контрагентов» на корпоративном портале ОМК, обеспечивающая возможность отслеживания этапов обработки и согласования конкретного документа/пакета документов.
• Автоматизирован процесс проверки формализованных документов (счета-фактуры, товарные накладные) с использованием ПО ABBYY FlexiCapture.
• Автоматизирован процесс индексирования, обработки и привязки к учетной системе документов всех типов с использованием технологии штрих-кодирования.

Перспективый развития решения

В ближайших планах развития корпоративной системы электронного архива ОМК — автоматизация процессов бухгалтерского и управленческого документооборота на базе платформы САПЕРИОН. Будут реализованы возможности выдачи и контроля поручений, различные маршруты согласования документов, мониторинг и аудит процессов документооборота.

Кроме того, важнейшей доработкой системы станет организация обмена юридически значимыми электронными бухгалтерскими документами. В рамках этой задачи будет осуществлена интеграция электронного архива САПЕРИОН с инфраструктурой оператора электронного документооборота. Новые возможности позволят обмениваться электронными первичными документами в электронном виде и обеспечить их юридическую значимость.

В рамках масштабирования системы будет осуществлен комплекс работ по тиражированию решения на Чусовой металлургический завод.

Также планируется переход на новую перспективную версию САПЕРИОН 7.1, обладающую расширенными функциональными возможностями.

Преимущества

• Сократились непроизводительные трудозатраты бухгалтерии на обработку бумажной документации.
• За счет реструктуризации и создания объединенного центра обслуживания ОМК сократилась численность штата бухгалтеров в 2.5 раза.
• Сократились сроки подготовки к налоговым проверкам. Снизились риски штрафных санкций со стороны регуляторов.
• Появилась возможность отслеживания поступления оригиналов документов.
• Обработка документов производится в учетных центрах, которые территориально удалены от производственных площадок.
• Сокращены издержки на документационную поддержку деятельности холдинга, хранение, обработку, пересылку документации. Большинство процедур реализовано в электронном виде.
• Стандартизированы подходы и методики обработки документации ОМК.
• Гарантирована защита и надежность хранения корпоративной информации.

Объединенная металлургическая компания (ОМК) — один из крупнейших отечественных производителей труб, железнодорожных колес и другой металлопродукции для энергетических, транспортных и промышленных компаний.

В составе ОМК 4 крупных предприятия металлургической отрасли: Выксунский металлургический завод (Нижегородская область), Альметьевский трубный завод (Республика Татарстан), завод Трубодеталь (Челябинская область) и Литейно-прокатный комплекс (Нижегородская область).

На предприятиях группы ОМК работает более 20 тысяч человек.