ТНК-BP

Создание электронного архива кадровой документации ТНК-ВР

Круг задач, которые призваны решать в повседневной деятельности работники кадровых служб, весьма широк. Это подбор персонала, своевременное комплектование подразделений предприятия специалистами, оценка персонала и повышение квалификации. Каждый из этих процессов сопровождается появлением значительного числа кадровых документов как в бумажном, так и в электронном виде, которые, кроме того, должны храниться в архиве организации значительное время. Большой объем документов не позволяет быстро найти нужные материалы, что приводит к снижению эффективности работы кадрового департамента. Кроме того, дорогие офисные площади занимаются под лежащую мертвым грузом бумагу.

С этими проблемами столкнулись и в управления кадров ОАО «ТНК-BP Менеджмент» в г. Москве.

Для решения этих задач была выбрана система электронного архива ЭЛАР Саперион, прдложенная корпорацией ЭЛАР. Это взвешенное решение обусловлено рядом факторов, среди которых:

• Система ЭЛАР Саперион уже была установлена в компании, следовательно, не требовалось покупки новых лицензий;
• Для доступа к данным электронного архива, требовалась меньшая настройка и доработка системы SAP HR, нежели в случае реализации аналогичной функциональности непосредственно в самой системе SAP HR;
• Масштабируемость и гибкость системы позволит при необходимости интегрировать ее с другими приложениями и системами организации и использовать для повышения эффективности труда в других департаментах.

Кроме того, было необходимо ввести в действие систему без вмешательства в отработанные бизнес-процессы компании и, конечно, вся передача данных должна происходить в рамках защищённого информационного пространства компании.

В рамках проекта корпорацией ЭЛАР был проведен комплекс работ, который включил в себя:

• Работы по внедрению системы ЭЛАР Саперион. Были разработаны индивидуальные поисковые формы и интерфейс системы был настроен для работы сотрудников кадрового управления.
• Работы по интеграции ЭЛАР Саперион и SAP HR. Была установлена взаимосвязь систем, при которой данные, введенные в одну систему автоматически синхронизировались с другой, что позволяет пользователям иметь доступ к единому информационному массиву.
• Оцифровка фонда кадровых документов. Силами специалистов корпорации проведены работы по сканированию накопленного архива кадровой документации на специализированном профессиональном оборудовании. Также были оборудованы участки текущего ввода документов ежедневно создаваемых в компании силами сотрудников ОАО «ТНК-BP Менеджмент».
• Загрузка отсканированных документов в электронный архив. Проведены работы по индексированию отсканированных документов, для организации легкого поиска по информационному массиву и загрузка данных в систему.

В результате, архитектуру системы можно представить в виде следующей схемы:

Внедренная система электронного архива предоставила сотрудникам кадрового департамента ОАО «ТНК-BP Менеджмент» широкие возможности для работы с электронными документами, среди которых:

• надежное долговременное хранение электронных образов документов;
• хранение документов в различных форматах;
• сохранение полной истории изменений документов;
• оперативный поиск документов по одному или нескольким реквизитам;
• формирование выборок документов в соответствии с заданными при поиске параметрам;
• автоматическое заполнение части индексных полей данными из SAP HR при загрузке документов в ЭЛАР Саперион;
• формирование отчетов по работе пользователей с системой;
• открытие найденных документов встроенным просмотрщиком файлов

Сотрудникам кадрового управления не пришлось осваивать новую систему, затрачивая на это время и снижая эффективность работы, поскольку гибкие возможности интеграции ЭЛАР Саперион позволили организовать работу с документами электронного архива из привычного интерфейса SAP HR.

Рис. 1 Выбор списка приложений по заданному сотруднику

Рис. 2 Просмотр списка прикрепленных к сотруднику документов

Рис. 3 Просмотр электронного образа документа

В системе ЭЛАР Саперион большое внимание уделено информационной безопасности, что в рамках проекта позволило решить многие вопросы кадровой службы, в том числе помогло выполнить требования законодательства по персональным данным сотрудников ОАО «ТНК-BP Менеджмент».

В плоскости информационной безопасности электронный архив обеспечил следующие требования:

• безопасная работа с документами, отсутствие риска случайного удаления документа;
• аудит действий пользователей в системе;
• доступ пользователей к данным в соответствии с присвоенными ролями;
• аутентификации с использованием учетных записей Microsoft;
• надежное хранение данных в зашифрованном формате.

При построении системы электронного архива кадровой документации ОАО «ТНК-BP Менеджмент» для назначения прав доступа пользователей используются правила безопасности, применяемые в SAP R/3, что позволяет не проводить дополнительную настройку и не вводить дважды логин и пароль при запросе документа из электронного архива.

В результате выполненного проекта кадровое управление ОАО «ТНК-BP Менеджмент» получило возможность пользоваться следующими преимуществами системы электронного архива:

1. Широкий функционал системы для работы с кадровой документацией.
2. Хранение любых типов данных (из кадровых систем, сканов бумажных заявлений, анкет и т.д.).
3. Легкий и быстрый поиск необходимых документов и данных.
4. Формирование подборок документов при принятии нового сотрудника, назначения на другую должность, проведения аттестации и т.д.
5. Простота использования системы за счет индивидуально настроенных интерфейсов и гибкой интеграции в существующие системы организации, что позволило сотрудникам не тратить много времени на изучение нового функционала.
6. Надежное хранение документации в соответствии со всеми требованиями безопасности принятыми в организации.

Кроме перечисленных преимуществ необходимо отметить, что универсальность платформы ЭЛАР Саперион позволяет автоматизировать и упростить работу не только кадровых служб. Система может быть масштабирована на все департаменты и филиалы компании, что значительно упростит работу сотрудников компании за счет создания единого информационного пространства, объединяющего данные из электронных и бумажных документов, в тоже время не прерывая наработанные бизнес-процессы в компании.