Центризбирком

Система электронного архива Редакционно-издательского отдела Центральной избирательной комиссии Российской Федерации.

Заказчик

Центральная избирательная комиссия Российской Федерации (ЦИК России) осуществляет контроль соблюдения избирательных прав и права на участие в референдуме граждан РФ, реализует мероприятия, связанные с подготовкой и проведением выборов, развитием избирательной системы в РФ, изданием необходимой печатной продукции. Редакционно-издательский отдел аппарата ЦИК отвечает за обеспечение издательской деятельности ЦИК России, в том числе подготовки и выпуска журнала «Вестник Центральной избирательной комиссии Российской Федерации». В функции отдела входит редакторско-корректорская обработка всех документов Комиссии, а также участие в решении вопросов изготовления избирательных бюллетеней.

Поставленные задачи

Создание системы электронного архива ЦИК России (СЭА ЦИК). Для обеспечения всех необходимых аспектов документооборота началось в 2003 году. В рамках разработки был создан специализированный клиент поиска, реализующий расширенные функциональные возможности, такие как:

• поиск дел и отдельных документов, хранящихся в системе;
• выгрузку копий найденных дел для Государственного Архивного Фонда (ГАРФ);
• формирование отчетов по найденным в СЭА делам;
• контроль вышеперечисленных процессов.

Основными пользователями созданной системы являются сотрудники Отдела архивных документов Управления организационного и документационного обеспечения (Архивного отдела). Ядром СЭА является программное обеспечение ЭЛАР Саперион, обеспечивающее многопользовательский доступ (поиск, просмотр и редактирование) 71 879 электронных копий документов.

Во время организации и проведения выборов у сотрудников Редакционно-издательского отдела ЦИК России (РИО) растет потребность в интенсивном обращении к документам, изданиям, материалам, подготовленным в различных приложениях: QuarkXPress, Adobe Illustrator, Adobe PhotoShop, MS Word и MS Excel. Ранее электронные оригинал-макеты изданий хранились на рабочих местах сотрудников в виде CD-дисков, в папках общего доступа и непосредственно на рабочих станциях персонала. Подобная организация хранения рабочего материала приводила к длительному поиску требуемого материала, ускоренному износу бумажных оригиналов и даже утратам документов. Кроме того, существующая система архивного хранения не позволяла осуществлять контроль использования материалов.

Для объединения разрозненных документов Редакционно-издательского отдела в едином ресурсе и организации оперативного регламентированного доступа к ним было принято решение о масштабировании существующей в организации СЭА и включении в её состав электронных копий документов ЦИК РИО.

Решение

Система электронного архива для Редакционно-издательского отдела была создана на основе существующего программного обеспечения управления электронным архивом ЭЛАР Саперион. В рамках реализации проекта документы РИО включены в единую СЭА, содержащую созданный ранее электронный информационный ресурс Архивного отдела ЦИК.

Для обеспечения поиска и просмотра документов Редакционно-издательского отдела созданы специальные формы. Доступ сотрудников к документации Архивного отдела и РИО разграничен в соответствии с назначенными правами.

Специфика производственного процесса Редакционно-издательского отдела подразумевает представление исходного материала, как в бумажном, так и в электронном виде. Для упрощения поиска в отдельные поля формы помещены распознанный текст документа и его графический образ в формате TIFF или JPG. В состав файлов, подготовленных в форматах приложений, включены: оригинал-макет в формате PDF и проект оригинал-макета с сохранением всей внутренней структуры проекта в формате QuarkXPress.

Разработанная структура хранения позволяет пользователю, открывшему электронную копию документа, получить доступ к материалам проекта, вне зависимости от того, в каком приложении они разработаны. Для представления печатных изданий, подготовленных электронным способом, определен унифицированный формат — PDF.

Для наполнения системы электронного архива были созданы графические образы бумажных оригиналов документов Редакционно-издательского отдела. В производственном центре корпорации «ЭЛАР» в сжатые сроки были произведены работы по оцифровке с применением профессионального сканирующего оборудования. Надежное хранение документов Редакционного и Архивного отделов обеспечивает роботизированная библиотека ЭЛАР НСМ.

Результат

Внедрение системы электронного архива позволило:

• обеспечить надежное централизованное хранение всех разрозненных данных Редакционно-издательского и Архивного отделов: как электронных копий бумажных документов, так и файлов, созданных в цифровом виде в едином информационном ресурсе;
• предоставить многопользовательский регламентированный доступ к электронным данным с рабочих мест сотрудникам Редакционного и Архивного отделов;
• существенно сократить временные затраты на разработку новых издательских материалов за счет полноценного использования накопленной информации.