Вологодский областной суд

Система электронного архива Вологодского областного суда

Согласно Концепции федеральной целевой программы «Развитие судебной системы России на 2013 — 2020 годы», утвержденной распоряжением Правительства РФ от 20.09.2012 № 1735-р, сегодня основными целями являются повышение качества осуществления правосудия, а также совершенствование судебной защиты прав и законных интересов граждан и организаций. Инструментом для реализации этих задач служит внедрение в деятельность судебной системы современных информационных технологий, направленных на обеспечение открытости и прозрачности правосудия, оптимизацию сроков рассмотрения дел, сокращение количества не завершенных производством дел и исключение случаев утраты документов, повышение качества и эффективности работы аппаратов судов, а также создание условий для удобного и быстрого доступа к информации.

Задачи

Для повышения эффективности деятельности сотрудников, обеспечения их более полной и оперативной информацией, Вологодским областным судом было принято решение о создании электронного архива судебных дел, призванного обеспечить надежное долговременное хранение электронных копий судебных документов и их учетных данных, эффективный поиск и предоставление многопользовательского доступа к ним, а также автоматизацию процессов ввода новых документов в электронное хранилище.

Решение

Основой электронного хранилища судебных дел стала программная платформа ЭЛАР Саперион, которая обеспечила ряд важных функций, необходимых для эффективной деятельности суда (многопользовательский доступ, автоматическое наполнение хранилища копиями документов, атрибутивный и полнотекстовый поиск и т.д.).

При поступлении в Вологодский областной суд материалы по делу направляются на участок обработки документов, где производится сканирование с помощью высокоскоростного документного сканера ЭЛАР СКАМАКС или планетарного сканера ЭЛАР ПланСкан.

Затем образы документов проходят процедуру автоматического полнотекстового распознавания, для чего в модуль обработки документов включен специализированный сервер на базе ПО ABBYY Recognition Server. В результате все электронные образы, аналогично бумажным первоисточникам, объединяются в электронные тома в рамках единого формата двухслойного многостраничного PDF.

После этого файлы автоматически загружаются в электронное хранилище и мгновенно становятся доступны судье и его помощнику.

Создание электронного архива предоставило еще одно неоспоримое преимущество по сравнению с бумажным архивом: с электронным делом одновременно могут работать несколько человек. При этом в системе ведется протоколирование действий каждого пользователя и, в случае внесения изменений, данные или документы не уничтожаются и не перезаписываются, а сохраняются в форме предыдущих версий, доступных для просмотра.

Доступ к материалам дел в электронном виде стороны получают по заявлению. Для ознакомления оборудованы специальные комнаты с рабочей станцией, дающей регламентированный доступ к СЭА ВОС в соответствии с правами доступа каждой учетной записи. В результате в Вологодском суде значительно сократились трудозатраты, связанные с сопровождением сторон при ознакомлении с материалами дел.

Преимущества

Система электронного архива ВОС обеспечивает долгосрочное защищенное хранение всей введенной информации. При этом система предоставляет уникальную возможность маскирования фрагментов изображения для определенных групп пользователей. Эта функция позволяет надежно защищать персональные данные, представленные в делах.

Использование профессиональной сканирующей техники и передовых решений по извлечению данных позволило добиться высокой производительности участков оцифровки.

Много возможностей электронный архив дал и для процесса проведения судебных заседаний. Во-первых, электронные материалы дел могут выводиться на мониторы в зале суда. Во-вторых, при подготовке решения судья может быстро найти схожие по составу дела, осуществив поиск интересующей информации как по индексным данным, так и по полным текстам хранящихся в архиве документов.

Результаты

Электронный архив стал одной из основных рабочих систем для сотрудников Вологодского областного суда:

• повысил эффективность деятельности сотрудников суда при рассмотрении дел, ознакомлении с ранее рассмотренными делами по аналогичным составам преступления, изготовлении решений и обобщении судебной практики;
• обеспечил гарантированную сохранность и неизменность всех электронных копий документов, размещаемых в хранилище;
• обеспечил оперативный поиск документов, в том числе полнотекстовый, а также многопользовательский доступ к документам с возможностью одновременной работы над одним документом;
• предоставил пользователям доступ к электронным копиям документов из ГАС «Правосудие» в соответствии с правами доступа;
• обеспечил автоматический ввод в СЭА документов, изготавливаемых или получаемых в суде, а также относящихся к делу документов, принимаемых в других судах или органах государственной власти.