ЗАГС (Агентство) Калининградской области является исполнительным органом государственной власти, осуществляющим функции организации деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории Калининградской области; специальные функции в установленной сфере деятельности, а также координирующим деятельность 25 отделов ЗАГС города Калининград и муниципальных образований региона.
С момента образования Калининградской области (КО) в 1946 году архивы органов ЗАГС накопили более 9000 актовых книг, при этом в учетную систему внесены сведения об актах гражданского состояния начиная с момента её внедрения — в 2004 году. Записи с 1946 по 2003 годы (около 2 млн записей) представлены только в бумажном виде.
С целью автоматизации основной деятельности Агентства и отделов ЗАГС, перехода на оказание государственных услуг в электронном виде, а также для повышения сохранности документов на бумажных носителях, Правительством Калининградской области было принято решение об оцифровке документального фонда по регистрации актов гражданского состояния и созданию единой поисково-справочной системы «Электронный архив ЗАГС» Калининградской области.
На первом этапе в ЗАГС (Агентстве) Калининградской области был развернут программный комплекс в виде макета системы и сформирован тестовый электронный информационный ресурс в объеме 20 тыс. записей. В каждом отделе ЗАГС КО настроено клиентское приложение для удаленного доступа к электронному архиву.
Для организации электронного архива было решено использовать ЭЛАР Саперион. Платформа предназначена для организации и управления электронными ресурсами любой сложности, и обладает набором встроенных функциональных возможностей, необходимых для организации ЭА ЗАГС:
На втором этапе в соответствии с целевой программой «Развитие информационного общества в Калининградской области на 2011-2014 годы», было решено в 2012 году провести сканирование всего объема актовых записей за 1946-2003 годы и проиндексировать (создать электронные карточки) тестовый массив отдела ЗАГС Гурьевского муниципального района.
Для записей было решено воспользоваться встроенным в систему ЭЛАР Саперион механизмом версионности, когда одной актовой записи ставится в соответствие несколько версий учетной карточки, с возможность поиска по каждой из них одновременно. Полученный информационный ресурс, состоящий из электронных образов документов и строго соответствующих им учетных карточек, загружен в макет поисково-справочной системы «Электронный архив ЗАГС» Калининградской области.
На третьем этапе, в 2013 году, началась работа по формированию единого информационного ресурса ЗАГС (Агентства) Калининградской области. После того как единый ресурс ЗАГС КО был сформирован и загружен в систему, система перешла в стадию промышленной эксплуатации. Кроме того, в рамках третьего этапа проведена интеграцию электронного архива с МАИС ЗАГС во всех территориальных отделах ЗАГС КО для большего удобства использования и сокращения времени на поиск требуемой информации.
Калининградская область стала первым регионом, реализовавшим проект по переводу в электронный вид всего востребованного фонда записей об актах гражданского состояния.
Область получила в электронном виде один из наиболее социально значимых документных ресурсов. Обеспечен полноценный переход на предоставление услуг ЗАГС в электронном виде и интеграция органов ЗАГС в инфраструктуру межведомственного электронного взаимодействия.
Таким образом, создание «Электронного архива ЗАГС Калининградской области» позволило:
Подробная информация об особенностях системы
Описание дополнительных услуг, предлагаемых для комплексных проектов
Выбрать один из наиболее удобных способов получения дополнительной информации
Контакты региональных представительств