ЭЛАР КонВерт

Бумажные документы в «ссылку»

Сегодня эффективность многих бизнес-процессов повышается за счет перехода на электронный обмен документами и данными. Для этого требуется ежедневно быстро и качественно преобразовывать в цифровой вид большой объем документов, обеспечить безопасность и управляемость накапливаемого электронного ресурса.

Ключевое значение эта задача приобретает для компаний с множеством подразделений и филиалов, где документы надо сканировать на местах и связывать их с данными прикладных систем (CRM, ERP, СЭД и т.д.), часто построенных по принципу «тонкого» клиента. Немаловажным моментом является и необходимость исключить загрузку «тяжелых» скан-образов в прикладные системы.

ЭЛАР КонВерт — это простое и универсальное решение, автоматизирующее процесс создания и использования электронных копий документов без их загрузки в прикладные системы.

Решение позволяет оперативно и с небольшими затратами

• Заменить ручное создание отдельных скан-образов на автоматическую
  подготовку многостраничных электронных документов
• Разгрузить прикладные системы от «тяжелых» графических файлов,
  заменив их временной ссылкой или кнопкой открытия
• Обеспечить хранение электронных документов, простой
  и надежный доступ к ним из любых систем, в том числе «облачных»

Схема автоматизации

ЭЛАР КонВерт не меняет схему обработки документов — для регистрации все также необходимо внести в карточку реквизиты. Добавляется единственная секундная операция наклейки и считывания штрих-кода.

Благодаря этому сотрудник избавляется от рутинной, длительной по времени операции загрузки файлов в прикладные системы и связанных с этим ошибок. Достаточно положить документ на сканер, и сразу можно приступать к регистрации следующего документа.

Вам не нужно перестраивать бизнес-процессы и переобучать сотрудников — они работают и просматривают документы из привычных интерфейсов прикладных систем. А благодаря практически мгновенной обработке, получают доступ к нужным электронным копиям почти сразу после регистрации документа в системе.

Практика применения ЭЛАР КонВерт:

• Фронт-офисы. Прием комплектов документов от физических и юридических лиц, автоматическая связка электронных комплектов документов с CRM.
• Кадровые службы. Формирование полного электронного комплекта документов
  сотрудника и автоматическая связка с HRM.
• Финансовые подразделения. Быстрая доставка копий первичных документов ответственным сотрудникам для проведения операций и однозначная привязка к сущностям в ERP.
• Службы ДОУ. Автоматизация регистрации документов и формирования цифровых копий для запуска и ускорения внутренних процессов в СЭД.
• Маркетинг. Связь цифровых копий исходящих и ответных документов при переписке с заказчиками и проведении массовых рассылок.

• Подробный состав решения
  1. Консалтинг. Если вы не используете штрих-кодирование в своей деятельности, в рамках решения мы поможем внедрить и адаптировать технологию к бизнес-процессам вашей компании, установим сканеры штрих-кодов, обучим сотрудников последовательности операций.
  2. Клиент ввода — типовое локальное приложение Системы хранения, устанавливаемое в филиалах и подразделениях клиента. В основе Клиента вода лежит технология штрих-кодирования — наиболее простой, недорогой и точный способ идентификации, применимый для любых типов документов.
     
     Никаких доработок систем на местах не требуется — установка Клиента может осуществляться сотрудниками удаленного офиса самостоятельно путем инсталляционного пакета. Требуется лишь добавление сканеров штрих-кодов (подключается к компьютеру как клавиатура или мышь). Нет потребности и в дополнительном ПО для сканирования — Клиент ввода работает напрямую со сканером посредством TWAIN драйвера.
     
     Клиент ввода распознает штрих-коды и собирает все страницы каждого документа в отдельный файл PDF со скоростью сканирования (подтвержденный тест — 600 файлов в минуту). Штрих-код распознается с качеством, близким к 100%, что позволяет почти исключить необходимость проверки. В случае нескольких подходящих меток на документе, повреждения метки, обрыва связи, система выявляет и позволяет исправить ошибку с помощью специального интерфейса.
     
     Все установленные в филиалах Клиенты ввода загружают подготовленные PDF в заданный раздел Системы хранения. Одновременную загрузку PDF от всех Клиентов ввода обеспечивает WCF-сервис Системы хранения (настройки подключения указываются в инсталляционном пакете Клиента ввода). Помимо самих документов, в электронный архив передаются только ID штрих-кода и ID пользователя, загрузившего документ.
  3. Система хранения — электронный архив на базе российской ЕСМ-платформы Саперион (любая конфигурация), отвечающий за загрузку, хранение и предоставление документов по запросам внешних систем. Модуль представляет собой централизованный сервер, взаимодействующий с любыми внешними системами методом «слабой связи» — наименее затратным способом интеграции.
     
     
     Доступ к документам реализован простым и универсальным механизмом (комбинация REST-сервиса и протокола HMAC), не требующим дорогостоящих интеграций и загрузки документов в прикладные системы.
     
     Сотрудник с рабочего места (в том числе из облачной системы) обращается к Системе хранения напрямую, без вовлечения в процесс других серверных компонент и приложений. Авторизация также осуществляется на стадии обращения к документу.
     
     Прикладная система должна только направить запрос в нужном формате с ID штрих-кода. В случае удовлетворения запроса заданным параметрам (проверка хеш-функции), Система хранения мгновенно генерирует и отправляет во внешнюю систему ответ в виде ссылки на документ. Пользователь может открыть документ одним нажатием, но только в течение заданного «времени жизни», по истечению которого ссылка становится недействительной.

  Подобная схема реализует легкий доступ к документам из любых систем, в том числе «облачных» CRM, ERP и СЭД. Система хранения может быть также реализована в облачном виде, что позволит:

  • Ускорить и упростить внедрение решения, исключив физическую установку системы
  • Обеспечить более качественную и оперативную техническую поддержку Системы хранения специалистами ЭЛАР

Результат

• Упрощена работа за счет автоматизации процесса подготовки электронных копий. От сотрудника требуется только наклеить на документ и однократно считать штрих-код, в случае его отсутствия.
• Исключены ошибки некорректного формирования и привязки файлов, устранение которых обычно требует значительных временных затрат.
• Унифицированы процессы ввода документов во всех филиалах и подразделениях, обеспечен быстрый доступ к электронным документам.
• Реализован простой механизм доступа к документам из интерфейсов любых систем, в том числе облачных.

Преимущества

Кейс: Банк с филиальной сетью

С помощью ЭЛАР КонВерт и технологий штрих-кодирования

• Автоматизирована подготовка электронных копий и формирование единых комплектов клиентских досье в электронном архиве
• Исключена загрузка документов в банковские информационные системы, протоколируются все операции просмотра и изменения документов в электронном архиве

Документы, предоставляемые банком для заполнения (договор, анкета и пр.), уже имеют надпечатанный штрих-код. На остальные метка наклеивается. Сотрудник фронт-офиса принимает документы от клиента и регистрирует их в CRM путем считывания штрих-кода. Контролируется наличие всех документов.

Сотрудники офиса кладут документы в лоток сканера и запускают сканирование. Установленный в филиале Клиент ввода распознает штрих-коды на изображениях, собирает каждый документ в PDF и загружает в единый электронный архив.

Система электронного архива (Саперион) хранит документы и ID их штрих-кода. При поступлении запроса c ID документа от CRM или других систем банка, Саперион мгновенно предоставляет в ответ временную ссылку. Никакие копии и временные файлы документов не засоряют IT-инфраструктуру — документ открывается в защищенном интерфейсе Саперион.